正旗文化传播有限公司文书制度

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目录目的 收集范围 收集的方法及途径 归档文件的程序 不归档文件的处理 文件保管要求

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为了规范公司档案管理，特制定本制度。 本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 本制度最终解释权归公司办公室，办公室负 责本制度的修订完善。

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(1) 上级的： ) 上级的： 领导人视察形成的文件 代起草并被采用的文件 转发的本公司总部文件

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(2)同级的： )同级的：普发需贯彻的(如人事、财政、纪检、劳动局文件) 普发需贯彻的(如人事、财政、纪检、劳动局文件) 检查工作的(如审计通知、报告，档案抽检、 检查工作的(如审计通知、报告，档案抽检、资源 节约检查、保密) 节约检查、保密) 联系、协商工作的(易遗漏的， 联系、协商工作的(易遗漏的，如外单位对本机关 相关人员职级待遇工资1、 相关人员职级待遇工资 、表彰奖励等方面的文件材 料)

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(3)下级的： )下级的：工作计划、报告、总结、财务预决算、 工作计划、报告、总结、财务预决算、 统计报表等 重要的科技文件材料(科技 科研， 科技、 重要的科技文件材料 科技、科研，课 题申报、专利产品) 题申报、专利产品 重要的备案材料

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(4)其他对本机关工作具有查考价值的 其他对本机关工作具有查考价值的 文件材料如：统计报表、统计分析材料、本机关历史 统计报表、统计分析材料、 沿革、大事记、年鉴等、会议记录、 沿革、大事记、年鉴等、会议记录、简报 等

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收集的途径和方法收文 发文 平时收集方法下收集到的 (1)零散文件：经办人忘交的，或因抢火、水 )零散文件：经办人忘交的，或因抢火、 灾形成的破损修复件等 (2)帐外文件：未登记件(如计划、总结，会 )帐外文件：未登记件(如计划、总结， 议记录、外带回件，内部规章，统计表， 议记录、外带回件，内部规章，统计表，外签合同 另名册、账本) 等，另名册、账本) (3)专门文件 )

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归档文件程序装订 分类 排列 编号 编目 录入 装盒

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1、装订归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修 整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 (超大纸张应折叠为A4或16开幅面) 装订归档文件所使用的书写材料、纸张、装 订材料应符合档案保护要求。

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装订要求：归档文件以件为单位用线或不锈钢钉进行装订 归档文件以件为单位用线或不锈钢钉进行装订 用线或不锈钢钉 (工具准备：缝纫机、线；钉书机、不锈钢钉；电 工具准备： 钉书机、不锈钢钉； 工具准备 缝纫机、 钻。) 符合保护需要，左下整齐。 符合保护需要，左下

整齐。分前后顺序排列后装 。(正本在前定稿在后 正文在前，附件在后； 正本在前定稿在后； 订。(正本在前定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；收文处理单在前， 原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文 在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前， 在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前， 来文在后) 来文在后)

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2、分类档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要， 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分 表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。 表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。 证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。 (如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。 公司档案大致分为以下几类： 公司档案大致分为以下几类： 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、 (1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、 公司章程等； 公司章程等； 文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件) (2)文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内 部文件； 部文件； 制度类：管理制度汇编； (3)制度类：管理制度汇编； 合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 (4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 (5)计划总结类：分年度计划及总结等； 计划总结类：分年度计划及总结等； 会议纪要类： (6)会议纪要类：办公例会纪要等

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3、排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内， 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结 合时间、重要程度等排列。 合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 企事业： (企事业：可按照各企事业单位制定的分类方案顺序排 采用“大类——年度分类的，按同一大类下同一年 年度分类的， 列。采用“大类 年度分类的 度的集中排列；采用“年度——组织机构或问题”的， 组织机构或问题” 度的集中排列；采用“年度 组织机构或问题 按同一年度下同一机构或问题的集中排列。) 按同一年度下同一机构或问题的集中排列。)

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4、编号归档文件应逐件加盖归档章， 归档文件应逐件加盖归档章，依分类排列的顺序逐 件编号(室编件号)。 件编号(室编件号)。 每年三个号，各期限分别从“ 起号 起号， 每年三个号，各期限分别从“1”起号，下年不得接 上年号。 上年号。 企事业编号： (企事业编号：在同一类别内不同年度

中分别编一 流水号，即同类别中一年一号； 流水号，即同类别中一年一号；或同一年度内不同 机构问题分别编一流水号， 机构问题分别编一流水号，即同一年度中一机构一 号。不同期限的文件在同一类别同一年度或同一年 度同一机构问题中可混排编号) 度同一机构问题中可混排编号)

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归档章的盖制：自制文件在文件首页上端空白位置盖， 归档章的盖制：自制文件在文件首页上端空白位置盖，收文在文 件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置“全宗号、保管期限、 件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置“全宗号、保管期限、 年度、室编件号、馆编件号” 示样如下: 年度、室编件号、馆编件号”,示样如下 全宗号 保管期限 年度 室编件号 馆编件号

1348

30年

2008

1

(长×宽：65mm×18mm) × )