项目前期办档案管理制度

项目前期办档案管理制度

为了加强项目前期办档案管理工作，确保档案的完善和齐全，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，特制定如下档案管理制度。

第一条：指定专人负责文件材料的管理工作。

第二条：归档范围

1、 凡是反映项目前期办工作活动、具有查考利用价值的文件

材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）。

2、 公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式

文件。

3、 项目前期办的工作计划、总结及报告。

4、 公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从

外单位带回的与项目前期办有关的文件材料；

第三条：归档要求

1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持

文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全

完整。

第四条：档案的保管

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安

全。

2、所有档案应专柜存放，加锁。

3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。

4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

5、对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

第五条：档案的查借阅

1、 因工作需要查阅档案的应填写好《查阅申请单》，由核准人

签字同意，方可查阅

2、 确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同

意，方可带出，用毕即归还。

3、 资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记

4、 借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、

涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。

5、 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告部

门主管及时处理。

6、 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可

借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。

7、 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定

期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应及时报告部门主管。

第六条：档案的保密性

1、 不得在公共场所传播与机密有关的事项

2、 不得随意向他人提供机密材料

3、 不准把档案资料带出档案室

4、 严格执行查阅规定和各种管理制度。

5、 档案员调动工作时，应认真办好移交手续

第七条：档案的销毁

1、 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由

鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经公司领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。

2、 销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。

3、 销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。

4、 销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第八条：有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

2、擅自向外界提供、抄摘档案。

3、涂改、伪造档案。

4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。

5、未按手续借阅、外带及越级借阅。