如何做好机关档案工作

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文/吴伟群

办公室业务 档案学研究

如何做好机关档案工作

层次、多角度、多方式的档案工作业务培

实记录，同时又是新的社会实践最可靠的凭训，提高档案工作人员的专业技能和文证和依据，档案又是国家进行经济建设、国防化素质，丰富业务知识；早在1971年第建设、外交、文化教育等的重要凭证。因此做

十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍

好档案工作，具有十分重要的意义。

狄埃强调，“如果档案人员对技术的发展

【关键词】档案信息化；人员素质；档案保密

漠然置之，将会导致档案职业的衰败”。因此，档案工作人员的现代化信息技术

一、加强档案管理,推动电子政务发展

的培训尤为重要。

随着全球化、信息化和网络化的发（二）建立健全考核激励机制，营造展，计算机被广泛地应用到各个领域，在良好的文化氛围。考核激励机制是一种各种社会实践活动中也产生了大量的电以人为本的科学的管理方法，它的目的子档案，电子档案作为信息社会发展的产在于最大限度的调动档案工作人员的自物，已成为档案必不可少的重要组成部觉性、积极性和创造能力。分。因此正确积极地认识电子档案的特（三）构建机关单位与档案工作人员的点，加强对电子档案管理的研究，推进我“心理契约”，建立通畅的沟通渠道。心理国档案管理的电子化进程，创新机关档案契约这一隐性契约，其核心是员工满意度。管理体制，与电子政务建设协调统一。将达成与维持“心理契约”要有以人为本的文机关档案管理作为电子政务建设的组成化为氛围。了解档案工作人员的情感和自部分，统一领导、统一协调，共同确定政务我实现的需要，创设良好的氛围、空间，增信息的价值取向和流向。机关档案部门强员工努力工作的热情与信念，激发共同就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、信守“契约”所默示的各自对应的“承诺”。传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归（四）自我学习提高。树立全心全意档纸质文件的配套管理、知识产权保护、为人民服务的人生观、价值观，增强创新安全保密、政务服务等提出相应的管理原意识和竞争意识，不断学习，使自身适应则和制度，形成与电子政务建设相协调的工作发展的需要。各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通

三、做好档案保密工作，处理好五方面

为一体的管理体系，为政府机关办公自动

的关系

化、信息化提供组织保证。按电子政务的

很多档案信息涉及国家的安全和利政府管理方式、行政流程原则，不断改善

益，涉及经济技术秘密等内容。要做好档案管理的运作模式，规范机关档案管理

档案的保密利用工作，必须把握和处理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开

好以下五方面的关系：保密与利用；制度信息资源共享和动态更新，使得公众可以

与措施；“死”与“活”的转化；软件与硬通过不同渠道获取政府的信息与服务，同

件；纸质档案与电子档案。时，也为今后国家发展、社会进步贮存更

（一）保密与利用工作的关系。在浩丰富的信息资源，惠及子孙后代。

如烟海的各类档案中，有相当一部分是

二、提高档案工作人员素质

涉密档案。根据《保密法》规定，这部分

档案工作是要靠人去做的，因此档档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三案工作人员的专业素质和政治素质是做级。做好涉密档案的保密工作，是档案好这项工作的保证。工作者的神圣职责。

（一）定期开展具有针对性的培训。（二）要把握和处理好制度与措施的通过“送出去学习，请进来指导”，开展多关系。俗话说，没有规矩，不成方圆。既

【摘要】档案是历史和社会实践活动的真

要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套

严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。

（三）要把握和处理好“死”与“活”的转化关系。根据《保密法》对涉密档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便死而复活。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，使死档案复活，最大限度地开放利用。

（四）要把握和处理软件与硬件的关系。所谓软件，是指人的思想建设。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设，更要加强档案保密利用工作的思想建设，必须切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。

（五）要把握好纸质档案和电子档案的关系。纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分。现在电子档案异军突起，已与纸质档案并驾齐驱。特别是计算机网络保密知识。要积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。笔者以本单位工作实际为例，在内外网密级文件管理上，按规定做到专机专用，使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密，内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网，也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系，使档案的保密利用工作，取得较好的收效。

（作者单位：江苏省扬州市人口和计划生育委员会）

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