外来文件资料管理规范

1.目的

对所有与本厂（公司）技术、质量活动有关的非本厂（公司）自行制订的外来文件和资料进行规范管理。

2.范围

本规范规定了对外来文件的收集、编号存档，影印件发放、借阅、更改和销毁等管理规范。

3.术语

外来文件和资料:是指由顾客提供作为产品开发依据或参考的产品图样、技术要求、条件、标准、规范、样本；引进技术资料、产品图样、技术标准、试验标准、设备资料、工艺方法、工装、夹具、量具、模具的图样和文字材料；产品研究开发及生产过程中需要引用或用作参考的国家标准、行业标准、企业标准、国外先进标准及国际标准。

4.职责

4.1 销售部、技术部、品质部等负责将收集的外来资料提交办公室。 4.2 办公室负责对收集资料统一保管，并以受控文件的方式发放或供查阅。

5.规范

5.1 顾客提供用于产品开发的技术文件和资料原件经技术部验收，标识后提交办公室归档，办公室应将技术文件和资料登记造册并列出清单。

5.2 当顾客提供相同技术文件或资料的新版本时，办公室应在一周内完成更换工作，并在清单目录中写明更换的日期和情况。如顾客提出要回收被更改的老版本技术文件和资料，应及时办理回寄手续，但须留下该版本的影印文件。被更改的老版本技术文件和资料，应作出标识并妥善保存一年，以供查考。

5.3 对客户提供的文件和资料，技术部确认后（包括需要将客户要求转化为本厂要求的）统一由办公室按受控文件传递至相关部门。

5.4 对顾客的工程标准/规范及其相应更改的文件，由技术部负责在三个工作日内完成评审。工作量大的要求在一周内完成评审。评审结束即由人力资源部按受控文件分发并实施。

5.5 产品开发与制造需参考的各类标准（国家标准、国际标准和行业标准）由资料员登记造册保管。技术部每年一次（一般定在12月）到县技术监督局或有关单位查询这些标准的有效性，当标准版本更换时，应更换新版本并及时通知标准使用部门和人员进行更改。

5.6 外来文件和资料的控制管理依《文件和资料管理程序》执行。