RP01-A1 环保文件与资料记录管制作业程序(2)

深圳市深越光电技术有限公司文件名称文件编号SY/RP01

环保文件与资料记录管制作业程序A/2

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各部门提出文件需求-----汇报文控中心(提供文件编号并纳入文件管控)----各部门拟定需求文件----经部门主管和环境质量保证委员会审核----数据需求部门会签相关权责部门----管理代表最终确定----原稿转至文控中心----文控中心依需求分发与旧版回收----原件存档. 5.2.4环境程序系统文件(一至三阶)之发行,文控中心需保留一份原始书面文件,将并将核准后的文件统一用书面形式每份加盖“受控文件”章,发行到相关部门.并将分发及回收记录登录于《文件分发、回收登记表》所有文件发行未盖“受控文件”章一律无效. 5.2.5为确保各部门使用之文件为最新版次,文控中心应于计算机系统中建立一份《受控文件一览表》,当有制.修.废时,均须更新《受控文件一览表》之相关内容. 5.2.6文件首次发行版本为 A/0,首次变更为 A/1,第二次为 A/2……一直编至 A/9,后为 B/0,再至 B/1,以此类推，表单的版本号为一位英文字母. 5.2.7新制订或修改文件时,制/修订部门应于每份之日期及版次变更,且无论修改文件之任何页次,其版次均须整份文件变更,包括《文件空白格式》. 5.2.8文件之保密性只能为保密原则其中之一,主管以上调阅权不限,员工仅限低机密及以下,生效日期以发行日起为生效实施日. 5.2.9一份文件只允许一个编号,当一份文件有多份子文件时,应将具体子文件名称登录于《受控文件一览表》,所有文件/数据归档时均需有《受控文件一览表》,此表可根据实际需求稍作更改. 5.2.10因业务部门需求需提供环境相关文件与数据时,由业务人员填写《受控文件申请表》经部门主管审核,环境管理代理核准后交文控中心统一办理,文控在影印之文件上每页需加盖“参考文件”章以示仅供参考,且不做回收或变更处理。 5.3文件编号原则:一阶文件：SY/RM 01代表文件流水号(01.02…) RM代表手册代表深越光电技术有限公司

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技术有限公司文件名称文件编号SY/RP01

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二阶文件：SY/RP 01

代表文件流水号(01,02......) RP代表程序文件代表深越光电技术有限公司三阶文件：SY/RW 01-01代表文件流水号(01,02......)代表部门代号 RW代表质量作业文件代表深越光电技术有限公司四阶文件(表单):SY/RR 01-001-A代表表单版本号代表表单流号(001,002......)代表部门代号(部门代码参照 ISO9001:2008《文件控制程序》) RR代表单/记录代表深越光电技术有限公司 5.3.1外来国际/国家标准编号,依其标准原有编号为文件编号. 5.4客户提供之标准客户提供之环境标准要求.环境管理物质要求或绿色采购相关要求. 5.4.1管制: 5.4.1.1客户提供标准必须转换成本公司使用之文件,如客户要特别要求者除外. 5.4.1.2遇客户修改标准,必须由文控中心统一调回前一份标准,发行新的标准以维持标准的正确性. 5.5环境记录之管制作业 5.5.1所有环保活动所产生的记录,均用予以标准化记录并进行编号,公司之环境记录,应由文控中心应于计算机系统中建立《受控文件一览表》明示保管部门,保存年限等. 5.5.2环境记录之保管部门应将负责管理之环境记录自行分类保存,环境记录之储存,保管方式和地点,应考虑使用清单管理或封箱保存,以便于储存取用,且非经保管部门同意,不得任意取用;封箱资料需向文控中心提供管制清单,以便文控中心进行管制与追溯.环 SY/QR04-055-E

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境记录若为外来热感纸质(如传真机用纸),为避免日久字迹模糊，须加以影印存盘;环境记录若存放于计算机储存媒体中,须复制备份数据,以预防媒体资料流失.

5.5.3 环境记录之管理者,应彻底提示作业者明了正确数据之重要性,并教育其有效收集 数据

之方法,环境记录若有涂改,修改者,须在修改处签章以负责,环境记录上若有不适用之空白栏,应于字段内注「X」或空白之,记录者应于记录完毕后签章以示负 责,并利于日后查证,环境记录之管理者,应定期稽核数据产生的方法及其结果,并随 时检讨改进作业方法,使数据的获得更迅速,确实.

5.5.4 超过保存期限之环境记录作废时,由保管部门自行销毁作废.所有外来文件含:SONY G/P

或欧盟RoHS指令以及其它客户之绿色采购相关文件记录需要保存10年.

5.6 文件之增补发

5.6.1 文件与数据增发: 各部门因实际作业需要,由需求部门填写《受控文件申请表》,提出文

件增 发要求,由文控中心修订《受控文件一览表》,将该部门列入该文件分发对象.

5.6.2 文件与数据之补发: 各文件持有部门,若发现文件破损,污损,遗失待现象时,须填写《受

控文件申请表》,向文控中心提出文件补发申请.若补发之原因为破损或污损时,于文件补发时文控中心要收回旧文件并销毁.

5.6.3 文件增(补)发申请规定: 由申请部门提出,并填写《受控文件申请表》经部门主管审核

后,转至文控中心确认签章后,由文控中心发行.

5.7 各种文件管理流程可参照深越ISO9001:2008《文件控制程序》相关条款内容操作;

5.8 本章节内容若有不详之处请参阅深越ISO9001:2008《文件控制程序》相关条款内容操作;如

两者冲突则以本程序为主.

5.9 本套环境质量保证系统文件.可与本公司之ISO9001:2008质量管理系统互补.故其中涉及 之

章节内容或记录使用皆可参阅或采用ISO9001:2008相关文件资源.特此说明!

6.0 相关文件:

6.1《文件控制程序》SY/QP01

7.0 相关记录

7.1《文件空白格式》SY/QW04-055

7.2《物料请购单》SY/QR08-026

7.3《受控文件一览表》SY/QR04-050