公司文档资料管理办法(4)

①报废、报损、报失的仪器设备，必须将处置申请报告、《报废报告单》、《资产

处置申请表》、资产价值凭证（固资卡片）归档。

②调拨和异动的仪器设备，必须将调拨报告、批复、《设备异动报告单》归档。

（二）、仪器设备资料归档步骤

1、固定资产到货后，设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点，做好

验收登记工作。

2、设备采购责任人，必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记，移

交清楚设备资料收集、移交手续。

3、档案员对收集的设备资料，应按要求分类登记、整理，作好保管或移交工作。

4、价值10 万元以上的贵重设备，归档资料整理完毕后及时存档。

（三）、仪器设备资料归档要求

1、各设备接收部门，在办理设备出入库手续时，必须首先完备资料归档手续。

2、设备运行、维修、处置资料，应在第一时间归档。

3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作，设备占有

使用部门，必须将应归档的设备资料原始件归档。

4、仪器设备文件材料，必须使用蓝黑墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整，图样要清晰，文面要整洁，不得涂改。

5、对不合归档要求的仪器设备资料，应采取措施及时补齐后，方予办理出入库手续。

6、批量同型号设备技术资料，可只上交其中一套，其余资料随机由使用部门保存。

7、设备技术档案存档交原始件，复印件由使用部门、负责人保存。查阅技术资料按《公司档案管理办法》的规定执行。

四、电子、声像文档管理办法电子文档是公司办公文档的重要组成部分1．为防止文

件资料的损毁，延长资料的使用寿命，维护资料的安全，及时做备份更新工作，刻制光盘

保存。

2．文档要分类管理，目录加密，每季度进行光盘、硬盘备份。

3．文档电脑要专人专用，密码管理。各部门员工电脑的设置密码统一报由办室保管。4．不能私自更改电子文档内容。