Office2007- Word高级应用技巧

Office 2007 应用

Word **http://www.77cn.com.cn/msoffice2011**

制作文档自动目录

Word提供了根据文档内容自动生成目录的方法，当改变文档结构时，可更新目录，确保目录无误，完成此项操作关键在于设置文档结构，即将各章节标题分别设置为标题1（1级）；标题2（2级）；标题3（2级） ，Word大纲视图提供了文档结构调整所需的工具。如下图：

文档结构设置完成，可在文档最前插入一页（Ctrl+Enter），通过功能区-引用 / 目录/自动目录 插入目录

插入的自动目录可以随文档结构变化，功能键F9可快速更新目录

制作类似书籍的奇偶页眉

1、 设置文档奇偶页眉

概念：奇偶页不同就是说，奇数页的页眉（页脚）和偶数页的页眉（页脚）是不同的。例如：奇数页的页眉左对齐，偶数页的页眉右对齐。

操作方法：设计 选项 “奇偶页不同”打勾

2、 设置类似书籍的奇偶页眉

概念：书籍内容一般由若干章节组成，页眉也应该反映第一章、第二章、第三章 ，如果我们直接修改页眉内容，其他页眉也会发生相同的变化，这是因为Word “节”控制着页面属性的缘故。Word “节” 大于Word “页” ，默认情况下一个Word文档只有一个“节”，所有页面在一个“节”的控制下，保持相同的页面特性。所以插入新的“节”可以使我们得到更多的页面特性。制作出如下图效果：

操作方法：

1、 编辑文档时在各章内容结尾处插入“分节符” 页面布局 页面设置 “分节符” “下一节”

2、 分别取消第2节奇数页和偶数页的“链接到前一条页眉”属性后，修改页眉内容

关于“节”的更多概念，请通过功能键F1参与OFFICE帮助

添加页面页码

可以点击“功能区-插入/页面和页脚/页码”下的（页面顶端、页面底端、页边距、当前位置）按钮为指定位置插入页码；

可以点击“功能区-插入/页面和页脚/页码”下的（设置页码格式）按钮设置页码格式。

如上图，文档第二节与第一节断开连接，文档第一节为封面和目录，第二节第一页开始设置页码，编号格式为1,2,3， ，起始页码为1

在Word文档中添加图片题注

如果Word文档中需要插入大量图片，为了能更好的管理这些图片，可以为图片添加题注。添加了题注的图片会获得一个编号，并且在删除或添加图片时，所有的图片编号会自动改变，以保持编号的连续性。

为图片添加题注的方法：功能区-引用 / 题注 / 插入题注

题注标签 A 为图片添加题注

题注格式： 题注标签+题注编号+题注描述（题注右边输入图片的描述内容）

邮件合并

邮件合并与邮件并无直接关系，它是将数据库（EXCEL,ACCESS,SQL等）的数据导入到WORD文档的指定位置并批量生成文档的功能。即文档的外观由WORD排版确定，文档的合并数据来自于数据库文件。

例一：批量制作邀请函，邀请函的客户名称来自EXCEL文档（D:\客户表.xlsx）

如下：文档（邀请函）的外观

邀请函

尊敬的［ＸＸＸ］：

我公司定于2010-10-21在无锡木棉花大酒店举办Office 2010培训会议，欢迎贵单位派人

参加。会议的详细内容及安排如下……

如下：文档（邀请函）的合并数据来自数据库 D:\客户表.xlsx 客户工作表

如下：邀请函制作结果

尊敬的 陈玉美：

我公司定于2010-10-21在无锡木棉花大酒店………… 尊敬的 胡继尧：

我公司定于2010-10-21在无锡木棉花大酒店…………

操作步骤：

1、 运行Word2007制作“邀请函”文档

2、 确定合并文档的类型；功能区-邮件 / 开始邮件合并 / 选中-普通Word文档

3、 将外部数据连接到Word文档；功能区-邮件 / 选择收件人 / 使用现有列表 / 选择D:\客户

表.xlsx -打开 / 选中“客户$”-打开

4、 插入合并域到Word文档指定位置；功能区-邮件 / 编写和插入域 / 插入合并域 / 联系人姓名

5、 合并新文档；功能区-邮件 / 完成 / 完成并合并 / 编辑单个文档 / 合并全部记录

例二：批量制作信封，信封数据来自EXCEL文档（D:\客户表.xlsx 客户工作表）

如下：文档（信封）的外观

操作步骤：

1、 运行Word2007制作“信封”文档，尺寸应与真实信封相同（建议扫描信封） 2、 确定合并文档的类型；功能区-邮件 / 开始邮件合并 / 选中-信封 / 直接点击取消

3、 将外部数据连接到Word文档；功能区-邮件 / 选择收件人 / 使用现有列表 / 选择D:\客户

表.xlsx 打开 / 选中“客户$” 打开

4、 插入合并域到Word文档指定位置；功能区-邮件 / 编写和插入域 / 插入合并域 /如下图

5、 合并新文档；功能区-邮件 / 完成 / 完成并合并 / 编辑单个文档 / 合并全部记录 例三：批量制作抽奖券

如下：抽奖券编号数据来自D:\编号.xlsx的Sheet1工作表

如下：抽奖券制作结果

操作步骤：

1、 运行Word2007制作“抽奖券”文档。

通过功能区-插入/表格，绘制如下表格，并设置第一单元格内容

以上表格的单元格中可加入文字和图片

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