海棠湾餐饮有限公司编码规则及文件管理制度(3)

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普通文件：没有保密级别，由使用人归档；

一级保密级别：不得对外发放，内部限制传阅，由公司授权有关部门保管归档；

二级保密级别：不得对外发放，不得内部传阅，总经理授权使用，总经理授权有关人员保管；

6.3.2 公司员工必须严格遵守保密规定，严格遵守文件保密制度。 6.3.3 公司文件必须注明保密级别。

6.3.4 任何财务资料及涉及公司商业秘密的文件一律作为一级保密级别文件处理。

6.4文件的格式

6.4.1 公司所有文件必须使用固定的文本。公司已经定义文件模板的，必须使用模板。

6.4.2 公司文件必须显示有文件类型、文件名称、编号、版本号、生效日期、密级、编制人、审核人、批准人等。

6.4.3 文件的字体一律使用黑体字，正文使用5号字体，标题用小4号字体；序号用阿拉伯数字，二级以上子序号的间隔符使用英文句号；段落行距设为单倍行距；文件名称、标题或关键主题词可加粗。

6.4.4 文件格式的变更或增加必须由变更申请人书面申请，公司确认后由董事会秘书负责变更。

6.5文件档案的管理

6.5.1 董事会秘书按照文件的级别规定保存管理所涉及的文件，是文件档案收集、归档、借阅、还档的第一责任人。

6.5.1立卷

（1）总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（2）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

（3）归档编号：

年份 序号 文档编号

归档部门代码

文档类别（用汉语拼音表示）

（4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度2月份以前整理完毕。 7 附则

7.1 电子格式的文件统一存放威望实业公司的服务器上，按照指定的位置保存，并由威望实业公司信息化管理员负责备份，备份资料将由文档室负责保管和跟踪及归档。公司信息化管理员负责电子文件的安全性和可靠性。

7.2文件存档时文件夹必须存放在相应的目录。 7.3本制度由董事会秘书处负责解释的修订。