浅谈秘书人员的社交礼仪

焦 作 大 学

毕 业 论 文（设计）

题 目： 浅谈秘书人员的社交礼仪 学 号： 090703135 姓 名： 李萍 年 级： 09级文秘一班 院 别： 人文学院 专 业： 文秘 指导教师： 徐 曼

完成日期： 2012年 4 月 29 日

目 录

一、 秘书礼仪的概述

(一) 秘书礼仪的含义和内容

(二) 秘书礼仪的特点

(三) 秘书礼仪的原则

二、 秘书礼仪的功能和作用

三、 秘书人员社交礼仪的基本方法

(一) 把握时间

(二) 修饰与衣着

(三) 进门之礼

(四) 电话之礼

(五) 谈话技巧

(六) 掌握好告辞的最佳时机

四、 秘书社交礼仪的技巧

(一) 秘书人员的会面礼仪

(二) 秘书人员的沟通交谈礼仪

五、 秘书人员的社交禁忌

参考文献

致谢语

浅谈秘书人员的社交礼仪

摘 要 中华民族素有“礼仪之邦”的美誉，可谓历史悠久，我国历史上第一位礼仪专家孔子就认为礼仪是一个人“修身养性持家立业治国平天下”的基础。经济的发展，人际交往的日趋频繁和密切，作为交往润滑剂的礼仪也越加显得重要。遵从礼仪规范，可以有效地展现一个人的素质、教养、风度与魅力，更好地体现一个人对他人和社会的认知水平和尊重程度，从而使个人的学识，修养和价值得到社会的认可和尊重。适度、恰当的礼仪，不仅能给公众以可亲可敬、可合作、可交往的信任和欲望，而且会使与公众的合作过程充满和谐与成功。 关键词 秘书人员 社交 礼仪

一、 秘书礼仪的概述

(一) 秘书礼仪的含义和内容

秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，是指秘书人员在各种公务活动和日常工作场合中待人处事的准则,是对秘书个人的仪表、仪容、姿态、言谈举止、待人接物等方面的具体规定,是秘书个人的道德品质、内在素质、文化素养、精神风貌的外在表现。

秘书礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等，哪个方面都不可偏废。个别秘书人员认为，在工作中只要注意办公礼仪规范就可以了，至于个人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，与他人无关。其实，这是对秘书礼仪认识的误区。总体说来，秘书礼仪的内容大致可以分为两个方面：一方面的内容可以称之为形象设计。它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止。另外一方面的内容可以称之为沟通技巧。沟通技巧是秘书礼仪的核心内容，因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人打交道。如果不善于同对方进行必要的沟通，在沟通时缺乏必要的礼仪，往往会给工作带来障碍，甚至事倍功半。

(二) 秘书礼仪的特点

1. 规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。

2. 差异性。任何国家和民族都有自己特别的礼仪。

3. 变化性。礼仪是社会发展的产物，时代在变化，人们的生活在变化，社仪也会发生相应

的变化。

(三) 秘书礼仪的原则

1. 真诚尊重的原则。真诚是对人对事的一种实事求是的态度，是待人真心真意的友善表

现，真诚和尊重首先表现为对人不说谎、不虚伪、不骗人、不侮辱人，所谓：“骗人一次，终身无友”。；其实表现为对他人的正确认识，相信他人，尊重他人， 所谓心底无私天地宽，真诚的奉献，才有丰硕的收获，只有真诚尊重方能使双方心心相印，友谊地久天长。

2. 平等适度的原则。平等在交往中，表现为不要骄狂，不要我行我素， 不要自以为是，

不要厚此薄彼，更不要傲视一切，目空无人，更不能以貌取人，或以职业、地位、权势压人，而是应该处处时时平等谦虚待人，唯有此， 才能结交更多的朋友。适度的原则是交往中把握分寸，根据具体情况，具体情境而行使相应的礼仪，如在与人交往时，既要彬彬有礼，又不能低三下四；既要热情大方，又不能轻浮谄谀，要自尊不要自负，要坦诚但不能粗鲁，要信人但不要轻信 ，要活泼但不能轻浮。

3. 自信自律的原则。自信是社交场合的一份很可贵的心理素质，一个有充分信心的人，

才能在交往中不卑不亢、落落大方，遇强者不自惭，遇到磨难不气馁，遇到侮辱敢于挺身反击，遇到弱者会伸出援助之手。

4. 信用宽容的原则。信用即讲信誉的原则，孔子说：民无信不立，与朋友交，言而有信。

在社交场合， 尤其要讲究一是要守时，与人约定时间的约会，会见、会谈、会议等，决不应拖廷迟到。二是要守约，即与人签定的协议、约定和口头答应的事， 要说到做到， 即所谓：言必信，行必果。故在社交场合， 如没有十分的把握就不要轻易许诺他人，许诺做不到， 反落了个不守信的恶名，从此会永远失信于人。[宽容是一种较高的境界，容许别人有行动与见解自由，对不同于自己和传统观点的见解的耐心公正的容忍。站在对方的立场去考虑一切，是你争取朋友是最好方法。

二、秘书礼仪的功能和作用

秘书礼仪的主要作用有以下两点:

(一)促进沟通，促进人们相互尊重。在人际交往中，自觉地执行礼仪规范，可以使交往双方

的感情得到沟通，在向对方表示尊重、敬意的过程中，获得对方的理解和尊重。人们在交往时以礼相待，有助于加强人们之间互相尊重，建立友好合作的关系，缓和或者避免不必要的矛盾和冲突。

(二)规范、约束人们的行为。在社会生活中，礼仪约束着人们的态度和动机，规范着人们的

行为方式，协调着人与人之间的关系，维护着社会的正常秩序，在社会交往中发挥着巨大的作用。

(三)倡导、教育人们遵守道德习俗。礼仪以一种道德习俗的方式对全社会的每一个人发挥维

护社会正常秩序的教育作用。人们通过对礼仪的学习和应用，建立新型的人际关系，从而在交往中严于律己，宽以待人，互尊互敬，互谦互让，讲文明，懂礼貌，和睦相处，形成良好的社会风尚。

（四）凝聚、协调。在现代生活中，人们的相互关系错综复杂，有时会突然发生冲突，甚至会采取极端行为。礼仪有利于促使冲突各方保持冷静，缓解已经激化的矛盾，使人际之间的感情得以沟通，建立相互尊重、彼此信任、友好合作的关系，进而有利于各项事业的发展。

三、秘书人员社交礼仪的基本方法

(一) 把握时间

注意时间的选择。一般来说，访问某人，应事先选择好时间，不宜选择对方较忙或三餐时间，晚上不宜太迟。节假日和周末，本是访问的好时机，但如果没有预约，也不要贸然前

往，这些时间主人往往另有安排。预先约定时间，最符合礼貌。尽量不做不速之客，不请自到。预约好的拜访，宾主都要守时、守约、守信。客人应准时或稍提前一点儿到达，因特殊情况不能赴约，应想办法通知对方，无声无息地取消预约是极不礼貌的。

(二) 修饰与衣着

一般的访问，穿的整洁、朴素、大方即可，不必太过华丽。蓬头垢面、衣冠不整是对主人的不敬。首饰不宜过多，特别是金光闪闪的那种，给人一种俗气。在正当场合，女士一定要化装，但是不要太浓，否则就是对主人不尊重。男士要西装革领。去庆贺喜事，也必须须讲究些。

(三) 进门之礼

进门时先敲门或按门铃。敲门要有节奏感，不轻不重，不急不慢，敲两三下为宜。虚掩着或开着的门也不可破门而入，给主人一个措手不及则很失礼，进室后最好等要拜访的人来后才落座。如果需要较长时间等候，可先落座与接待者交谈或看些报纸书刊杂志之类的读物，要拜访的人来后应起立寒暄。对于约好的正式拜访，无论事情多急，拜访的时间很紧，在门口也只能寒暄问候，不要谈正题，入室落座后再谈，否则会给对方留下不成熟的印象。要穿拖鞋的在门口就换好，见到其家人应问好致意，不打招呼是失礼的。

(四) 电话礼仪

在现代人际交往中，电话日益成为人们沟通的重要桥梁。电话礼仪主要包括打电话和接听电话的礼仪，具体内容如下:

1、打电话的礼仪

①适宜的时间与空间。当需要打电话给别人时，首先，要选择好打电话的时间，也就是要考虑此刻对方是否方便接听电话。一般情况，不要过早、过晚或对方忙碌、休息的时间打电话。其次，在打电话的地点上，也就是空间上需要注意。在公众场所要遵守公共道德，不能旁若无人地打电话，干扰人们的正常社会活动。

②得体的举止与态度。打电话时，态度要热情、诚恳、谦和，举止得体有度。

恰当的通话内容和表述。

③适宜的通话时间长度。作为打电话者，要把握好通话的时间长度。其基本要求是：以短为

佳，宁短勿长。

2、接电话的礼仪

①接听及时得体，即“铃响不过三”原则。

②接听心情愉快喜悦。

③自报家门准确。

④应对谦和礼貌。

(五) 谈话技巧

谈话最重要的一点话题要适宜，当选择的话题过于专，或不被众人感兴趣，或对自己的宠物阿猫、阿狗介绍得过多了的时候，听者如面露厌倦之意，应立即止住，而不宜我行我素，当有人出面反驳自己时，不要恼羞成怒，而应心平气和地与之讨论。发现对方有意寻衅滋事时，则可对之不予理睬。

在自己讲话的同时也要善于聆听，谈话中不可能总处在“说”的位置上，只有善于聆听，才能真正做到有效的双向交流。听别人谈话就要让别人把话讲完，不要在别人讲得正起劲的时候，突然去打断。假如打算对别人的谈话加以补充或发表意见，也要等到最后。在聆听中积极反馈是必要的，适时地点头、微笑或简单重复一下对方谈话的要点，是令双方都感到愉快的事情，适当地赞美也是需要的。

(六) 掌握好告辞的最佳时机

一般性拜访，时间不宜太长，也不宜太匆忙。一般以半小时到一小时为宜。若是事务、公务性拜访，则可视需要决定时间的长短。客人提出告辞的时间，最好是与主人的一个交谈高潮之后，或者是在又有新客人来时，交谈中主人若有疲劳感或有家人来提示有什么急事要办等情况时，适时告辞较为得体。告辞时应对主人及家人的款待表示感谢。如果主人家有长辈，应向长辈告辞。综上所述，作为客人应遵守的基本礼节概括为：事先预约，不做不速之客；如期而至，不做失约之客；彬彬有礼，不做冒失之客；衣冠整洁，不做邋遢之客；举止端庄，谈吐文雅，不做粗俗之客；适时告辞，不做难辞之客。

四、秘书社交礼仪的技巧

(一) 秘书人员的会面礼仪

1. 称呼礼仪

一般的说，称呼别人时的态度要热情，有礼，称呼的用语要确切，亲切，真切，称呼要主动适当大方。称呼方式主要有以下四种:

（1）人称敬语。通常，人称敬语有您，你老，你老人家，君等。在现代对尊长一般都用“您”。尊长对幼辈称“你”，如果同辈亲友，用“您”显得过于客气。

（2）职业称呼。在比较正式场合人们习惯用职业称呼带有尊重对方职业和劳动之意。职业称呼有师傅，大夫，老师等并可在前面加姓。

（3）职衔称谓。对于国家工作人员，尤其是干部，专业人员，在各种交际场合都流行职务称谓。如书记，厂长，工程师，教授等，在前面加姓，而对总经理一般前面要加姓。

（4）通称。“同志”在中国普遍称呼，不分职务，场合，年龄都可用。称男为“同志”女性为“女士”，年龄小的女士可称“小姐”。

2. 介绍礼仪

（1）自我介绍。自我介绍，就是在必要的社交场合，把自己展现给其他人，以使且还能创造出意料之外的商机。进行自我介绍，应注意三点：其一，先递名片；其二，时间简短；其三，内容完整。一般而论，正式的自我介绍中，单位、部门、职务、姓名缺一不可。

①姓名。应当一口报出，不可有姓无名，或有名无姓。

②单位。供职的单位及部门，如可能最好全部报出，具体工作部门有时可以暂不报出。 ③职务。报出担负的职务或从事的具体工作：有职务最好报出职务，职务较低或者无职务，则可报出目前所从事的具体工作。举个例子，可以说“我叫李华，是天秦广告公司的公关部经理”。

（2）介绍他人。介绍他人，亦称第三者介绍，它是指经第三者为彼此之间互不相识的双方所进行的介绍。 从礼仪上来讲，介绍他人时，最重要的是被介绍的双方的先后顺序。介绍他人时，先后顺序的标准是：先卑后尊。根据一般规则，为他人作介绍时的商务礼仪顺序大致有以下几种：

① 介绍上级与下级认识时，先介绍下级，后介绍上级。

② 介绍长辈与晚辈认识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈。

③ 介绍年长者与年幼者认识时，应先介绍年幼者，后介绍年长者。

④ 介绍女士与男士认识时，应先介绍男士，后介绍女士。

⑤ 介绍已婚者与未婚者认识时，应先介绍未婚者，后介绍已婚者。

⑥ 介绍同事、朋友与家人认识时，应先介绍家人，后介绍同事、朋友。

⑦ 介绍来宾与主人认识时，应先介绍主人，后介绍来宾。

⑧ 介绍与会先到者与后来者认识时，应先介绍后来者，后介绍先到者。

（3）介绍集体。介绍集体，一般是指被介绍一方或双方不止一人。实际上是介绍他人的一种特殊的情况。鉴于此，上述介绍他人的基本规则是可以使用的。其基本规则是：介绍双方时，先卑后尊。而在介绍其中各自一方的具体人员时，则应当自尊而卑。

3. 握手礼仪

握手，在国内外交往中，都是最常见的礼节。行握手礼是一个并不复杂却十分微妙的问题。作为一个细节性的礼仪动作，做得好，好像没有什么显著的积极效果；做得不好，却能突兀地显示出负面效果。它主要包括以下两个方面：

（1）伸手的顺序。在正式场合，握手时伸手的先后次序主要取决于职位、身份。在社交、休闲场合，则主要取决于年纪、性别、婚否。需注意以下八点：

①职位、身份高者与职位、身份低者握手，应由职位、身份高者首先伸出手来。 ②女士与男士握手，应由女士首先伸出手来。

③已婚者与未婚者握手，应由已婚者首先伸出手来。

④年长者与年幼者握手，应由年长者首先伸出手来。

⑤长辈与晚辈握手，应由长辈首先伸出手来。

⑥社交场合的先到者与后来者握手，应由先到者首先伸出手来。

⑦主人待客时应先伸出手来，与到访的客人相握。

⑧客人告辞时，应首先伸出手来与主人相握。

（2）行握手礼的禁忌：

①握手时，一只手不要拿着报纸、公文包等东西不放，也不要插在衣袋里。

②不要在握手时争先恐后，应当依照顺序依次而行。

③女士在社交场合戴着薄纱手套与人握手被允许，而男士无论何时都不能在握手时戴着手套。

④除患有眼疾或眼部有缺陷者外，不允许握手时戴着墨镜。

⑤不要拒绝与他人握手，也不要用左手与他人握手，不要用双手与异性握手。

⑥与基督教徒交往时，不要两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状。这种形状类似十字架，在他们看来是很不吉利的。

⑦握手时不要把对方的手拉过来、推过去，或者上下左右抖个不停。

4. 名片礼仪

随着社会的发展，名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用，也可作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息，因此受到人们的重视。接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。主要包括：

（1）名片的格式。常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。

（2）名片文字的排印有竖排和横排两种。横排时，一般左上角是任职单位和部门，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在右下角；竖排时，任职公司、部门写在右上角，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。

（3）名片的放置。一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。

（4）名片的交换。递给别人名片时，要双手拿住名片上方把字正面朝向对方，以齐胸的高度递上，并说“这是我的名片，请多指教”这样的话；接受名片时，也要毕恭毕敬，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍，不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务，以示仰慕。绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。如果一次同很多人交换名片，且都是初交，那最好依照座次来交换，并默记对方的职务和姓名，以防弄错。

（5）名片的索要。向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐，今后想向你请教，怎样能找到您？”、“XX先生小姐，今后怎样和您取得联系？：”。若对方愿意，一定要送给对方一张你的名片。

(二) 秘书人员的沟通交谈礼仪

古人云:“一言之辩，重于 九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师”。交谈，是表达情感思想及情感的重要工具，是人际交往的主要手段。可以说在万紫千红、色彩斑斓的社交礼仪形式中，交谈礼仪占据主要地位所以，而成功的交际活动往往也都依赖于成功的交谈。因此，强化语言方面的修养，学习、掌握并运用好交谈的礼仪，是至关重要的。交谈的基本原则主要有：

1. 态度诚恳，语言准确诚恳热情是人际交往的基本原则，交谈也应如此，在此基础上，还

应注意语言表达的准确性，准确的语言能给人以清晰的美感。

2. 待人平等，语言亲切要以自然平等的态度与人交谈，交谈的双方可能身份、地位不同，

但不论在何人面前，交谈的态度都应该是坦诚平等的。在交谈的过程中，要理解和信任对方，建立和谐的人际关系。说话应该让人感到亲切，交谈时，亲切友好、轻松愉快的语言意味着平等、和谐、坦率和诚实。

3. 举止大方，语言幽默要把握自己，与任何人的交谈都应该是落落大方的，即使是在陌生

人面前，也要表现得从容不迫，不要扭捏不安、拘拘束束，即便做不到谈笑风生，也不要躲躲闪闪、慌慌张张。在交谈时，应注意语言的幽默感，幽默感是一个人内在涵养的表现，幽默不同于一般的玩笑，更不同于戏谑。幽默，实际上充满着敏锐、机智、友善和诙谐，在会心的笑声里能启人心智，因此善于幽默是一种能力的表现。

4. 使用礼貌用语，保持口语流畅交谈中应随时注意使用礼貌用语，这既是一种习惯，更是

一种修养。交谈中还应注意语言的流畅性，尽量避开书面语言，用口语交谈，应该去掉过多的口头语，诸如“那个” 、“反正” 、“然后”等等。这些口头语会阻碍语言的流畅，让人感到你是个缺乏文化修养的人，是思维迟钝或逻辑混乱的人。

五、秘书人员的社交禁忌

现代社会中，与人交往既要有技巧，又要有原则，这样的社交，才能永远“东方不败”，获得真诚的朋友、永久的合作伙伴。现代礼仪里，讲究规范很重要，但知道忌讳更重要。因为，只有避免犯忌，才是和别人友好交往的前提。一旦犯了忌，一切都甭谈。那么，在社交中，我们要注意什么呢？

(一) 忌强硬社交。这种人是最令人难以接受的，自以为“老子天下第一”，以老大自居、惟

我独尊，和人交往态度冷漠傲慢。在市场经济越来越发达、竞争越来越激烈的今天，这号人物必定玩不长久。

(二)忌盈利社交。“不谈亏本的生意”并不明智。多一个朋友，多一条路子。就商务合作

来说，任何人很难一开始就成了你的客户，总会从准客户向实际客户过度你很难说谁是你的准客户。所以，就当你所交往的人都是准客户，以一样的激情、热情、诚意和他交往，总会在你不经意的时候，“投之以桃，报之以李”的。

(三)忌一次社交。具体表现有两种。一种是谈判的时候，为了达到自己的目的，有求必应，

达到目的后就无视对方的要求了。另外一种是一次社交目的成功达到后，就不再和对方联系了，认为“以后反正也不用他了”。这种短期行为，是必给人以“势利”、“功利主义”的感觉，使自己的朋友越来越少。

(四)忌高层社交。认为“擒贼先擒王”是条百试不爽的捷径，总是寻找对方的最高领导来做

“尚方宝剑”，逼迫对方就范。这样做一是不可能得到对方心悦诚服的、长久的帮助，二是这种关系是人情网，在市场经济下，竞争越来越透明的今天，容易受各种因素影响，以致自食苦果。

(五)忌江湖社交。把社交信誉押在江湖义气上，以感情取代原则和理性，结果往往让别有心

机的人钻了空子，使自己蒙受损失。这类事件见诸报端的太多了。

参考文献

1.赵春珍.《秘书礼仪学》[M].首都经济贸易大学出版社.2008年8月第一版

2.董继超.《秘书学教程》[M].中央广播电视大学出版社.1993年2月第一版

3.范立荣.《现代秘书礼仪》[M].首都经济冒贸出版社.2006年7月第一版第二次印刷

4.孙彗竹.《现礼仪规范教程》[M].南开大学出版社.2009年版

5.张金安、常崇宜.《秘书学概论》[M].云南人民出版社.1984年版

6.金正昆.《礼仪金说》[M].陕西师范大学出版社2008年10月第2版

致谢

三年的大学生活，转眼间已接近尾声。回首走过的岁月，心中倍感充实。当我写完这篇毕业论文的时候，自己突然有一种如释重负的感觉。在这里，首先，我要感谢我的论文指导老师，徐曼老师，是您的悉心指导让我顺利完成本论文。从选题到开题报告，从写作提纲到一遍又一遍地指出写稿中的具体问题，您都严格把关，循循善诱。在此，我向您表示衷心感谢。同时，也感谢所有任课老师，对我的教育与培养，你们严谨细致、一丝不苟的作风，一直是我学习中的榜样，你们循循善诱的教导和不拘一格的思路给予我无尽的启迪。在这里，我要向诸位老师深深地鞠上一躬。最后，还要感谢我的同窗好友，三年来对我学习生活的关心和帮助。 在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入课题到论文的顺利完成，有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里，请接受我诚挚的谢意。最后，还要感谢论文答辩老师，谢谢你们在百忙之中抽出时间来审查我的论文。