第十四讲 公文常见格式错误

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一、发文字号中的常见错误

1、年号不全。 如：将“1997”省略为“97”。 2、括弧不对。 《国家机关公文格式》规定发文年度用六角 括弧 “〔〕”括入。错用成圆括弧“()”、 方括弧“[ ]”、方头括弧“【】”。

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3、要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四 款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、 序号”,实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、 “序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用 “发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要 素位置颠倒。 如：“ ( 96 )榕银农字第 85号”,这一“发文字号”, 不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且 年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农 〔 1996〕 85号”。《公文写作》课程

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4、乱设虚位、搭配虚字。 乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚 位，如“×政秘〔2002〕008号”,这里的“008号”应 改为“ 8号”。《国家行政机关公文格式》已明确规 定：“序号不编虚位(即1不编为001)”。 搭配虚字。如：“×政字〔2002〕第2号”、“×发 字〔2002〕第35号”,这里的“字”“第”均是没有什 么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是： “皖政〔2002〕2号”(即安徽省人民政府2002年度 发的第2号文件)、“皖发〔2002〕 35号”(即中共 安徽省委2002年度发的第35号文件)。《公文写作》课程

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5、摆放有误。 常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中 摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。 其实，发文字号的摆放有三种不同类型： ①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的(俗称 大文头)下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、 红色反线上方，居中摆放； ②上行文(上报的公文)需标识签发人姓名时，发文字号移 到左边，左空 1字(上下摆放位置，如上规定在红色反线上 方4mm处),签发人姓名居右安排，右空1字； ③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文(信函式), 发文字号一般标注在横线(红色反线)之下，公文标题之上 的右侧”《公文写作》课程

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二、签发人标注中的常见错误 1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文 字号右侧。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行， 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之 下按发文机关顺序依次顺排，还要注意“签发人(会

签人)”三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。

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三、公文标题常见病例分析 (一)要素不全。 完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”, 即发文机关名称、事由、文种， 以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。常 见的病例有三种： 一是随意省略事由。 二是随意省略发文机关。 三是随意省略文种。《公文写作》课程

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一是随意省略事由。 如《××县人民政府决定》,由于省略事由，受文 者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点， 不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。 除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机 关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、 司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告” 等),一般情况下不得省略事由。

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二是随意省略发文机关。 如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支 部建设的报告》,待上级看完文件后，才从落款处 知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃， 更不利于公文运转和办理。 具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关； 没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关， 但有版头(发文机关标识)的，也可不标明发文机 关。

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三是随意省略文种。 随意省略文种使受文者不得要领，失去公文的严 肃性。 如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关 事宜》。 决不能省略文种

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(二)乱用文种。 1、自制文种。 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文 种并俨然以正式公文行文。 常见的有：“请示报告”、“工作思路”、 “情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声 明”等。

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2、误用文种。 把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种， 误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计 划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想” 等作为公文文种直接使用，如《××市委×××× 年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、 “总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、 “规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文 种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印 发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人 民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。《公文写作》课程

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3.混用文种。 如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》 (见1990年2月2日《安徽日报》),这里把“请示”、“报告” 两个

不同的文种混淆在一起使用，从该“请示报告”的内容看， 应使用批转式“报告”这一文种。 报告，一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映 情况、答复上级机关的询问”所使用的“汇报式报告”,这类 报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领 导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回 复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”, 这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具 有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文， 只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。《公文写作》课程

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4.错用文种 有的该用“请示”的，却用了“报告”,而该用“报告” 的反而用的是“请示”;有的该用“函”的却用“通知”; 有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条 例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这 些，都不可作为文种使用，不可直接行文(2001年 1月1日起施行的《公文处理办法》所确定的公文文 种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通 告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见， 函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文),但 可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。《公文写作》课程

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①请示”和“报告”的适用与区别。 “请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、 批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一 般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。

文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处 理，否则很容易误事。 如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般 可采用两种办法来解决: 一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报； 二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示 后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。《公文写作》课程

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②“决定”和 “意见”的适用与区别。 “决定”、“意见”都属于决策性文件，用于安排部署重要工作。 其区别是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署， 带有较强的政策性和严肃性，“决定”既出，必须严格执行。如 《中共中央关于经济体制改革的决定》。“决定”是就较长时期 的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工 作一般不宜用“决定”。 “意见”同样用于安排部署重要工作，但所决策的事项没有“决 定”那么重大，语气没有“决定”

那么严肃，进效可长可短。 如《中共苍溪县委关于开展“富民惠民，改善民生”作风建设活 动的意见》。需要指出的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强， 但并不意味着不重要、可执行可不执行。事实上，各级党政机关 部署工作用得较多的还是“意见”而不是“决定”。这就像使用 武器一样，常规武器经常要用，而尖端武器是不可随便用的。 《公文写作》课程