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文化创意、广告传媒 公司行政管理制度!

行政管理制度

目 录

第1章

1.1

1.2

1.3

1.3.1

1.3.2

1.4

1.4.1

1.4.2

1.4.3

1.5

1.5.1

1.5.2

1.6

1.6.1

1.6.2

1.6.3

1.6.4

1.6.5

第2章

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6 固定资产与低值易耗品管理规定 ..................................................................................................1 目的 .......................................................................................................................................................1 适用范围...............................................................................................................................................1 固定资产的范围、分类 ....................................................................................................................1 固定资产 .........................................................................................................................................1 低值易耗 .........................................................................................................................................1 固定资产管理体制.............................................................................................................................1 人事行政部： ................................................................................................................................1 财务部： .........................................................................................................................................2 资产使用人： ................................................................................................................................2 固定资产的购置和验收 ....................................................................................................................2 购置 ..................................................................................................................................................2 验收 ..................................................................................................................................................2 固定资产管理......................................................................................................................................3 固定资产的转移、调拨...............................................................................................................3 固定资产的出售 ............................................................................................................................3 固定资产的报废 ............................................................................................................................3 固定资产盘盈、盘亏(详见“财产清查管理制度”)...............................................................3 其他 ..................................................................................................................................................3 办公用品管理规定.............................................................................................................................4 目的 .......................................................................................................................................................4 适用范围...............................................................................................................................................4 管理体制...............................................................................................................................................4 管理原则...............................................................................................................................................4 购置额度...............................................................................................................................................4 办公用品领用流程.............................................................................................................................5

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2.7

2.8

2.9

第3章

3.1

3.2

3.2.1

3.2.2

3.3

3.3.1

3.3.2

3.3.3

3.3.4

3.3.5

3.3.6

3.4

3.5

第4章

4.1

4.2

4.3

4.4

第5章

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6 办公用品专管员职责 ........................................................................................................................5 办公用品的采购、发放 ....................................................................................................................5 办公用品费用分摊.............................................................................................................................5 财产清查管理制度.............................................................................................................................6 目的 .......................................................................................................................................................6 盘点范围...............................................................................................................................................6 财产盘点：.....................................................................................................................................6 财务盘点：.....................................................................................................................................6 盘点方式： ..........................................................................................................................................6 年中、年终盘点： .......................................................................................................................6 月末盘点：.....................................................................................................................................6 人员的指派与职责： ...................................................................................................................6 盘点前准备事项： .......................................................................................................................6 现金、票据的盘点： ...................................................................................................................7 盘点报告：.....................................................................................................................................7 注意事项： ..........................................................................................................................................7 赔偿处理： ..........................................................................................................................................7 外部人员来访管理规定....................................................................................................................8 总则 .......................................................................................................................................................8 适用范围...............................................................................................................................................8 来访管理...............................................................................................................................................8 前台来宾接待流程.............................................................................................................................8 书刊管理制度......................................................................................................................................9 目的 .......................................................................................................................................................9 适用范围...............................................................................................................................................9 书刊采购...............................................................................................................................................9 书刊借阅...............................................................................................................................................9 书刊保管.............................................................................................................................................10 书刊丢失、损坏赔偿办法 .............................................................................................................10

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5.6.1

5.6.2

第6章

6.1

6.2

6.3

6.4

第7章

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

第8章 书刊丢失 .......................................................................................................................................10 书刊损坏 .......................................................................................................................................10 名片管理规定....................................................................................................................................11 目的 .....................................................................................................................................................11 适用范围.............................................................................................................................................11 管理办法.............................................................................................................................................11 名片印制流程....................................................................................................................................11 员工行为规范....................................................................................................................................12 总则 .....................................................................................................................................................12 公司天条.............................................................................................................................................12 员工着装规范....................................................................................................................................12 工作场所纪律....................................................................................................................................12 作息 .....................................................................................................................................................13 接待交往.............................................................................................................................................13 接听电话.............................................................................................................................................13 会议纪律（正式会议） ..................................................................................................................13 使用公物.............................................................................................................................................13 用餐、饮水 ........................................................................................................................................14 办公环境.............................................................................................................................................14 安全保卫.............................................................................................................................................14 消防安全.............................................................................................................................................15 车辆 .....................................................................................................................................................15 职责 .....................................................................................................................................................15 检查监控.............................................................................................................................................15 惩罚 .....................................................................................................................................................15 附则 .....................................................................................................................................................16

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第1章 固定资产与低值易耗品管理规定

1.1 目的

为加强固定资产与低值易耗品日常管理，保全公司固定资产与低值易耗品的完整性，规范固定资产与低值易耗品的采购、调配、报废、清理等，特制定本规定。

1.2 适用范围

本规定适用于自然元素（北京）文化创意有限公司及所属各分公司、部门。

1.3 固定资产的范围、分类

根据资产单位价值的大小，将资产分为固定资产及低值易耗品；按照资产实物使用情况将资产种类加以界定；具体定义如下：

1.3.1 固定资产

公司所拥有或控制的、使用年限在一年以上的，单位价值在人民币2000元（含）以上，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。包括房屋建筑、机械设备、运输设备、工具器具、办公设备及高档办公家具及软件资产等。

1.3.2 低值易耗

低值易耗品是指单位价值人民币2000元以下，使用年限一年以上的非一次性消耗物品。

1.4 固定资产管理体制

公司资产的管理依据“统一规划，归口管理，谁使用、谁负责”的原则，由人事行政部、财务部和资产使用人综合核算管理。

1.4.1 人事行政部：

人事行政部为公司固定资产管理部门。

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1、 人事行政部设置固定资产实物台帐，并设专人负责对固定资产进行分类编号、购建、

验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点。

2、 人事行政部对每项固定资产必须建卡管理，做到帐卡相符，卡物落实到每个部门及使

用人，并订立相关的使用、交接、丢失、损坏赔偿规定。

1.4.2 财务部：

为固定资产管理的综合反映和监督部门，负责固定资产的核算，定期对资产进行盘点。公司的固定资产计提折旧采用平均年限法。

1、 财务部设置固定资产总帐及明细分类帐，负责对固定资产的增减变动及时进行帐务处

理。另建立“固定资产登记卡”。

2、 财务部协助人事行政部每半年进行一次固定资产盘点，填制“固定资产盘点表”，做到

帐实相符。（详见“财产清查管理制度”）

1.4.3 资产使用人：

合理使用并维护资产，确保资产完好，及资产标签的完整。

清楚资产办理的相关流程及规定，严格执行固定资产管理规定及办理流程，配合人事行政部及财务部完成本部门资产的日常清理、核对。

1.5 固定资产的购置和验收

1.5.1 购置

1、 固定资产的购置由人事行政部派专人统一购买；

2、 各部门申请人填写固定资产请购单(填写名称、规格、型号、性能、质量等资料以备采

购及验收)，经部门主管签字确认报总裁审批，送人事行政部汇总统一进行采购。

1.5.2 验收

固定资产的验收由人事行政部专人负责，资产使用人对质量进行监督，经验收入库的资产如出现质量问题，由验收人承担相应责任。

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1.6 固定资产管理

1.6.1 固定资产的转移、调拨

1、 固定资产在公司内部各部门之间转移调拨，须到人事行政部办理固定资产转移登记；

2、 人事行政部将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行帐务处理。

1.6.2 固定资产的出售

1、 固定资产如需出售处理，人事行政部须申报出售固定资产的报告并列出明细表，注明

出售处理原因，报总裁批准；

2、 财务部根据总裁审批的固定资产出售处理报告进行帐务处理，并开具收据及收款；

3、 人事行政部依据财务开具的收据办理发货手续。

1.6.3 固定资产的报废

1、 固定资产报废，由人事行政部会同相关技术人员检测后提出报废申请报告，送总裁批

准；

2、 财务部依据总裁批准的固定资产报废申请报告进行帐务处理；

3、 人事行政部负责进行实物处理。

1.6.4 固定资产盘盈、盘亏(详见“财产清查管理制度”)

1、 固定资产盘盈、盘亏由人事行政部每半年盘点后提出固定资产盘盈、盘亏报告，并会

同财务部核查落实后，报总裁审批；

2、 财务部依据总裁批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行帐务处理。

1.6.5 其他

1、 固定资产在按规定严格管理，定期维护保养，未经公司总裁批准不得外借。

2、 对违反本制度的部门和个人，由人事行政部根据情节轻重给予相应处罚。

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第2章 办公用品管理规定

2.1 目的

为了规范办公用品的管理，提高服务水准，严格进行费用控制。确保办公用品管理工作更加规范、有效，制定本规定。

2.2 适用范围

本规定适用于自然元素（北京）文化创意有限公司所属各分公司、部门。

2.3 管理体制

1、 人事行政部总体负责办公用品管理工作，负责对各部门上报的办公用品领用申请进行

汇总和审核，并制定集团公司年度、月度办公用品预算。

2、 人事行政部总务岗负责办公用品的采购、发放以及办公用品库房管理等工作，并对各

部门领用情况采取计划额度控制。

2.4 管理原则

1、 办公用品的管理以“统一采购、集中发放”的原则。

2、 办公用品库房管理，采取低库存管理原则，以减少资金占用，防止积压。

2.5 购置额度

1、 办公用品购置额度需遵循统一的标准（个人领用为15元/人/月，可季度累计使用）。

2、 各部门确因特殊情况需要增加办公用品预算外额度的应当报人事行政部审核、行政总

裁审批。

3、 除前条所列的特殊情况外，各部门全年实际使用额度不得超过全年计划额度。

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2.6 办公用品领用流程

1、 员工日常领用，在额度范围内可向人事行政部总务岗申请领取，超额度不予办理。

2、 新员工入职所备办公用品由公司统一配备，不占用计划额度。新员工入职次月可使用

其办公用品领用额度。

2.7 办公用品专管员职责

1、 定期对办公用品存放进行清理，使库房经常保持整洁卫生。

2、 把好办公用品出入库关，严格执行办公用品出入库管理规定。

3、 做到日清月结，保证帐物相符。

4、 办公用品专管员应服务热情，周到细致，提供信息及时。

5、 办公用品专管员接到来货后对实物进行检查验收，确保商品质量。

6、 所有办公用品均统一进行管理。

7、 办公用品专管员对库存商品要日点月盘，发现溢余、短少或残损、变质，必须查明原

因、分清责任，并写出书面报告。

2.8 办公用品的采购、发放

1、 人事行政部总务岗统一负责各部门办公用品的采购工作。

2、 办公用品采购应当依据各部门所提需求计划进行。

3、 各部提出的办公用品购置需求应当确属办公所需物品，否则办公用品专管员可拒绝采

购。

4、 对于特殊需求的办公用品，可经办公用品专管员授权各部门自行采购。因特殊原因（例

如：出差等）必须自行采购的办公用品经人事行政部审核同意后方可购买。

2.9 办公用品费用分摊

1、 办公用品费用分摊截止日期为：当月1日至当月最后一日。次月3日之前将分摊表上

报财务。

2、 人事行政部办公用品专管员负责办理各部门办公用品费用分摊手续。

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第3章 财产清查管理制度

3.1 目的

为求财产、财务盘点的准确性，盘点事务处理有所遵循，并加强管理人员的责任，以达到财产管理的目的，特制定本制度。

3.2 盘点范围

3.2.1 财产盘点：

指固定资产，如机器设备、办公设备、运输设备等资本支出购置。

3.2.2 财务盘点：

指现金、票据、租赁契约、合同等。

3.3 盘点方式：

3.3.1 年中、年终盘点：

财产:由人事行政部会同财务部于年（中）终时，实施全面总清点一次；

财务：由会计、出纳共同盘点。

3.3.2 月末盘点：

由人事行政部对低值易耗品实施全面清点一次。

3.3.3 人员的指派与职责：

总盘人：由总裁担任，负责盘点工作并督导盘点工作的进行及异常事项的裁决；

盘点人：由人事行政部指派，负责点计数量；

会点人：由财务部指派，负责会点并记录，与盘点人核对、确实数据。

3.3.4 盘点前准备事项：

1、 由财务部于每次盘点前，事先依盘点种类、项目编制“固定资产盘点表”及“财务盘

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点表”；

2、 现金、有价证券及租赁契约、合同等，应按类别整理并列清单；

3、 各项财产卡依编号顺序，事先准备妥当，以备盘点。

3.3.5 现金、票据的盘点：

1、 现金、银行存款、票据、有价证券、租赁契约等项目，除年中、年终盘点时，应由财

务部会同人事行政部共同盘点外，平时，总裁或财务部至少每月抽查一次；

2、 现金及票据的盘点，应于盘点上下班未收支前或当日下午结帐后办理。

3.3.6 盘点报告：

1、 财务部依据“财产盘点表”编制盘点盈亏报告一式两份，送人事行政部填列差异原因

的说明及对策后，送回财务部汇总转呈总裁签核，一份送人事行政部，另一份财务部自存作为帐项调整的依据。

2、 财务部依据实际盘点数详实填列的“财务盘点表”一式两份，经双方签字后呈核，第

一份财务部留存，第二份送总裁室。

3、 盘点盈亏金额，以净额转入本期营业外收入的盘点盈余或营业外支出的盘点亏损。

3.4 注意事项：

1、 所有参加盘点工作的盘点人员，对于本身的工作职责及应行准备事项，必须深入了解。

2、 盘点人员于盘点当日一律停止休假，如有特殊事情须事先报备核准。

3、 所有盘点财务部都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停止一切财务的进出及移动。

4、 所有盘点数据必须以实际清点的确实资料为据，不得记录虚假数据。

3.5 赔偿处理：

有下列情况之一者，人事行政部将依据情节轻重给予相应处理：

1、 对所保管财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊者；

2、 对所保管的财物未经报准而擅自转移、拨借或损坏不报告者；

3、 未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃、损失或盘亏者。

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第4章 外部人员来访管理规定

4.1 总则

为规范自然元素（北京）文化创意有限公司内部管理，保证办公区的正常工作秩序，特制定外部人员来访管理规定。

4.2 适用范围

本规定适用于自然元素（北京）文化创意有限公司所属各分公司、部门。

4.3 来访管理

1、 任何非自然元素（北京）文化创意有限公司员工的来客均需在前台登记，与被访人联

系后，由被访人领入会议室、洽谈区；

2、 参观活动应有接待部门接待人员引导，重要参观应有公司相关部门的正式通知并提前

准备，参观来宾由接待人员代行办理登记手续；未有预约的参观须与相关部门联系经同意后，由部门接待人员引导方可。

3、 对办理财务、商务及取送物品等业务的客人，需通知其工作接口人，由工作接口人办

理相关业务，客人需在大厅等待，未经人事行政部准许，不能进入办公区。

4.4 前台来宾接待流程

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第5章 书刊管理制度

5.1 目的

为了规范自然元素（北京）文化创意有限公司内部书刊的管理，更好利用书刊资源，使书刊管理工作更加规范、有效，制定本规定。

5.2 适用范围

本规定适用于自然元素（北京）文化创意有限公司及所属各分公司、部门。

5.3 书刊采购

1、 公司的图书、报刊、杂志均由人事行政部提出购置计划并派专人订购；各部门可根据

需要向人事行政部提交目录，报经批准后，由人事行政部统一购买；特殊情况由部门先行购买的书刊，需补交购书申请，批准后方可报销；

2、 凡购回的书刊须通过图书管理员验收登记入库后才能借阅，购书发票需经图书管理员

加签才能报销。

5.4 书刊借阅

1、 公司指定前台为书刊管理员，员工欲借书刊需到前台办理借阅登记；

2、 为保障内部书刊资源的有效流通，每位员工限借三本、以三十天为限，到期如续借者，

需说明原因，办理续借手续；

3、 员工所借书刊，公司如有急需可随时催还；

4、 一般期刊、杂志阅毕应归回原位，不得擅自携出公司或撕剪，如需借出应到前台办理借

阅登记；

5、 借阅者以本公司员工为限，不可私自转借他人；

6、 员工在调离公司前，须归还所有借书。

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5.5 书刊保管

1、 公司所有书刊由书刊管理员进行分类登记，编好目录，妥善保管；

2、 书刊管理员对于每位借书的员工须作详细登记；

3、 在书刊归还时，书刊管理员须仔细检查书刊是否有缺页，破损，涂写，污渍等，如有

须由借阅人负责赔偿；

4、 新进书刊和破损书刊须及时作记录，并于每月下旬做一次藏书清点。

5.6 书刊丢失、损坏赔偿办法

5.6.1 书刊丢失

员工所借书刊如果丢失，读者可购同样版本的书刊抵偿。否则按以下有关办法赔偿：

1、 非专业书按书价赔款；

2、 一般性专业书，按书价的2倍赔款；

3、 工具书、较珍贵的孤本书以及美术设计等方面价值较高的书刊，或者多卷（册）

丢失一卷（册）的，均按书价的4倍赔款；

5.6.2 书刊损坏

1、 将书刊涂抹、勾画、圈点、批注的，按书价的20%赔偿；

2、 较严重污染、丢失1页以上，按报废书赔偿书价的一倍；

3、 随书携带的光盘损坏或丢失，按书价的50%赔款。

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第6章 名片管理规定

6.1 目的

为了规范自然元素（北京）文化创意有限公司名片的管理，加强对外一致的公关形象，特制定本规定。

6.2 适用范围

本规定适用于自然元素（北京）文化创意有限公司及所属各分公司、部门。

6.3 管理办法

自然元素（北京）文化创意有限公司全体员工的名片由人事行政部统一管理、印制和分发。

6.4 名片印制流程

1、 印制名片申请人填写《名片印制申请表》，部门主管审批后交人事行政部；

2、 人事行政部经理批准后交相关负责人统一印制；

3、 名片印制完毕后通知本人领取，并填写《领取名片登记表》。

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第7章 员工行为规范

7.1 总则

为弘扬自然元素（北京）文化创意有限公司企业文化，强化内部管理，规范员工行为，提高员工整体素养，形成自然元素（北京）文化创意有限公司良好的精神风貌，特制定本规范。

本规范是全体自然元素（北京）文化创意有限公司员工在工作期间必须共同遵守的行为规则，也是对员工执行本规范情况进行奖罚的依据。

7.2 公司天条

1、 不利用工作之便谋取私利

2、 不从事第二职业

3、 工薪保密

7.3 员工着装规范

1、 员工在工作时间内必须着装整洁、得体。

2、 工作时间应穿皮鞋或皮凉鞋，不准穿拖鞋，不戴帽子。

3、 参加重要会议及外事活动时，男士应着深色( 蓝色、黑色)西服、打领带，女士着深色( 蓝

色、黑色)职业套装。

7.4 工作场所纪律

1、 工作时间内，员工应举止端庄，不得在办公区内大声喧哗、追逐嬉戏。

2、 员工不得在办公区域内进行娱乐活动。

3、 员工不得在办公区玩电脑游戏。

4、 员工在指定的区域内吸烟。

5、 员工之间要互相尊重，团结协作，珍惜他人的劳动成果，积极参加集体活动。

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7.5 作息

1、 员工必须自觉遵守考勤制度，严格执行自然元素（北京）文化创意有限公司的打卡规定。

2、 员工应在自己的工作岗位上认真工作，不得擅自离开工作岗。

7.6 接待交往

员工应在会议室或接待室接待来访客人，不得擅自带外来人员进入办公区域。特殊情况，须在前台登记经批准后，方可进入办公区，进入办公区不得影响他人的工作。

7.7 接听电话

1、 员工在开放式办公环境中，通话时应控制音量，以不影响邻桌人员正常办公为准。

2、 私人电话应尽量避免。

7.8 会议纪律（正式会议）

1、 参会人员要严格遵守会议时间，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会，须在会前规

定时间内向会议召集人请假，得到批准后方可不到会。

2、 参会人员应按公司着装要求着装，如会议对着装有特殊要求，应按会议要求着装。

3、 参会人员迟到的，由指定的其他人员代替参加，迟到人员不得擅自进行会议室，以免影

响会议的正常进行。

4、 参会人员在会议开始前，须对所携带BP机、手机等通讯设备或其它有声设备做消音处理。

会议进行中，无特殊情况不得接打电话。

5、 会议进行中，会场内不得随意走动、交谈，如因特殊情况需暂时离开的，须在征得主持

人同意后方可离场。

6、 会议主持人在会前要明确会议主题、时间、地点、参会人及其它特殊要求，并及时通知

参会人员。

7.9 使用公物

1、 员工应爱护办公楼的各种设备和物品，不得随意损坏公共财物和将公共财物占为己有。