行政办公费用全面控制方案

行政办公费用全面控制方案

行政办公费用全面控制方案

1 办公费控制方案与工具

1．1 办公费控制关键点

办公费是指因日常行政管理工作需要而购买的办公用品以及其他办公物品的消耗，包括购买纸笔的费用、印制名片的费用、邮寄费、快递费、报纸以及书刊费用、办公室清洁卫生所需的费用等。办公费控制的关键点如图7-1

图7-1 办公费控制的关键点

1．2 办公费用控制方案

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(2)办公用品由公司员工按照行政部核定的标准自行领用。 2.报销审批权限 (1)办公费用单笔金额超过 10 000 元(含 10 000 元)的由总经理审批。 审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——总经理——财务报销。 (2)办公费用单笔金额在 4 000 元(含 4 000 元)到 10 000 元的由行政总监审批。 审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。 (3)办公费用单笔金额在 4 000 元以下的由部门经理审批。 审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。 三、印刷费用控制 印刷费是指因公印制文件、会议材料、资料、期刊、书籍、年鉴、宣传品、讲义、培训教材、报表、票据、证书、公文 用纸和信封等印刷品所发生的费用。 1.归口管理部门 (1)归口管理部门为行政部，负责印刷费用的核定、印刷质量监督和执行，坚持从简、优质、价廉的原则。 (2)业务部门提出书面申请，交行政部，经审批同意后，统一由行政部联系印刷。 2.报销审批权限 (1)印刷费用单笔金额超过 2 000 元(含 2 000 元)的由行政总监负责审批。 审批程序为：经办人——部门主管—

—行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。 (2)印刷费用单笔金额在 2 000 元以下的由部门经理审批。 审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。 四、办公设备维修费用控制 办公设备维修费用是指办公设备不能正常工作时，因修理设备而发生的费用。 1.归口管理部门 归口管理部门为行政部，负责维修费用的日常管理。 2.报销审批权限 (1)办公设备维修费用单笔金额超过 1 000 元(含 1 000 元)的由行政总监负责审批。 审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。 (2)办公设备维修费用单笔金额在 1 000 元以下的由部门经理审批。 审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。 五、网络费用控制 网络费用是指公司各部门使用的网络以及网络设备的维护、服务费用。 1.归口管理部门 归口管理部门为行政部，负责网络的使用、维护以及签订服务合同，备案，办理付款手续等日常管理工作。

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2 差旅费控制方案与工具

2．1 差旅费控制关键点

差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如图7-2

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2．2 差旅费用控制方案

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一级 经理级以上人员(包含经理) 主管级人员 其他员工 1 500

二级

三级

四级 300

五级 250 200 150

六级 200 150 100

1 200

1 000

250 200

注：总经理级(含)以上的干部和薪级为十级以上(含)的专业人员的住宿费用实报实销。 地区等级划分一览表 地区等级 一级 二级 三级 四级 范 日本、北美、西欧、北欧及澳洲等国家和地区 东南亚、西亚、东欧、南欧等地区 非洲、中美洲、南亚、南美洲等地区 上海市、北京市、广州市、深圳市、珠海市、厦门市、东莞市 天津市、重庆市、广东省、浙江省、海南省、苏州市、常州市、无锡市和部分沿海开放城市及省 五级 会级城市 六级 国内除四级、五级所列地区以外的地区 围

注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市，包括大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、 湛江、北海及国家新开发的沿海城市。 (2)差旅中各员工的住宿费用应依据公司员工出差业务情况和层级情况选择。 (3)差

旅中员工出差日期及离开城市的日期会有所差异，公司应依据出差日期与工作日的关系，选择不同的倒休和补助 标准。 (4)公司员工在不同地区出差的补助也会有所差异。 3.补助标准 出差的具体补助标准如下表所示。 出差人员补助标准 出差人员职务和情况 既有行政职务又有聘任专业职级的员工 有行政职务但无聘任专业职级的员工 出差期间无需住宿或获得免费住宿的员工 两人出差中，有一人为异性的 级别不相同的两人出差 同行出差的两人或超过两人时 外出培训或会议人员，费用已包含食宿费用的 出差在本市且无住所的 住宿费用 最高标准 一般员工标准 无 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准 按各自标准执行 无 不超过本市区住宿标准 补助标准 最高标准 一般员工标准 无 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准 无 无 无

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出差在所属公司的，工作期间免费就餐的 全天有对外招待业务的 出差当天往返，且时间超过 6 小时的 有对外招待业务且超过 24 小时的 实习期、试用期人员出差，工作期间免费就餐的 不报销手机话费的人员出差 出差目的地为本公司分支 驾驶员及已享受业绩提成的人员 4.其他差旅费用的报销标准 其他差旅费用的报销标准如下表所示。

无 无 无 无 无 无 无 按同档标准执行

餐费减半 核减当日全部餐费补助 补助减半执行 有实际出差天数计发补助 无 通信费 10 元/天 无通信费补助 餐费按标准减半执行

其他差旅费用的报销标准 费用明细 新员工路费、行李托运费 出差期间因业务发生的传真费、邮寄费 项目组前期未设餐厅享受餐费补助 出国考察期间产生的费用 员工发生的误机、误车费用 出差发生的订票费，往返机场、火车站的交通费用 未经许可逾期返回所产生的费用 未按照“出差登记表”中拟订路线产生的费用 三、强化差旅费用的审批，杜绝违规费用支出 强化差旅费用的审批， 差旅费用的审批 出差人员需及时按规定填写“出差登记表” ,经上级主管签署意见，方可预支相应费用。 四、规范差旅费报销流程 1.申请出差借款 凭核准的“出差申请单”向财务部申请合理金额的借款。 2.出差返回后应及时结清暂支款项 (1)出差返回后一周内填具“差旅费报销单” ,结清暂支款项。 (2)未在一周内报销者，财务部应通知人力资源部从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。 (3)财务部要定期核对差旅费用报销的情况。 3.员工不能使用以下方式结算费用 (1)费用先由公司下属的分公司代付后再通过内部进行往来结算。 (2)差旅费用账单直接开给公司并要求公司直接支付。 人力资源主管签字办

理 票据背面填写清楚事由，据实报销 项目所在地和回总部后的考勤记录 考察报告，由行政部签字的提交考察报告记录 个人承担 60﹪的费用 人力资源主管签字办理 扣减其逾期天数的住宿费及出差补助 相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助 报销条件

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