文件编码标准操作规程SOP

文件编码标准操作规程SOP

一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加编码。

二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量管理文件，不适用于公司的文秘性文件。

三、责 任 者：综合管理部。

四、编码规定：

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1.1 文件分类：为便于识别，分类用汉语拼音。 一级分类：共两类。

1.1.1 B 类——标准类。

1.1.2 J 类——记录（凭证、报告）类。

1.2 二级分类：共十类。

1.2.1 WJ——文件

1.2.2 JR——机构与人员

1.2.3 CS——厂房与设施

1.2.4 SB——设备

1.2.5 WL——物料

1.2.6 WS——卫生

1.2.7 SC——生产管理

1.2.8 ZL——质量管理

1.2.9 XS——销售

1.2.10 YZ----验证

1.3 三级分类：生产管理、质量管理和验证等因文件较多，为便于查找，增设三级分类如：

1.3.1 SC.GL——生产管理

1.3.2 SC.CZ——生产操作

1.3.3 ZL.GL——质量管理

1.3.4 ZL.JY——质量检验

ZL.BZ——质量标准

2 编码

为便于识别制修订的区别和序号，用两组（两级）阿拉伯数字组成。

2.1 前一组（一级），代表制修订：00 代表首发；01 代表第一次修订，或称一级编码。以此类推。

2.2 后一组（二级），代表该类自定的序号，或称二级编码。如：B.WJ.00.001

为文件管理制度， 标准类，未修订，本公司文件类第 1 号。以此类推。

3 公司所有管理文件发布前均由综合管理部按上述编码规定编制编码。 4 编码一经给定，就必须登记在案，当文件有修改时，只对代表修订次数的代号根据第 2.1 条 规定进行修改，其它的代号不变。

5 该“编码规定”由综合管理部制定，并由综合管理部负责解释。