建立人力资源信息库必要性与可行性的分析报告

建立公司人力资源信息库

——必要性与可行性分析报告

现代人力资源信息系统融合了先进的管理经验和电子信息技术。随着知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资金等，甚至超越，除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能发挥人力资源的最佳效用。这就是人力资源信息系统发展的根本原因。而企业人力资源信息管理水平亟待提升。由于历史原因，一些企业的人力资源流程管理和实时监控还比较弱，组织机构、教育培训、薪资福利等方面工作尚未实现网上作业，不利于提高工作效率和加强内部监管。整个企业内部的信息管理还比较分散，无法及时准确了解全系统人员的基本状况、层次、分布、发展等状况，不能及时为管理和决策提供基础资料。这些现状都严重制约了企业人力资源管理水平的进一步提升，已经不适应企业机会推进改革与发展的需要。逐步推进的企业改革，迫切需要建立与之相适应的人力资源信息化系统，以巩固和发展改革成果，进一步发挥企业总部的管理职能和直属企业的主体职能，通过管理变革和技术支撑两个方面，推动传统人事管理向现代人力资源管理的转变，最终达到优化人力资源配臵、提高企业管理水平和运行效率、提升企业员工整体素质的目的。大力推进人力资源信息化工作，可以有效促进人力资源管理更好地为企业核心业务提供人才支撑和机制保障，更好地为企业的长远发展服务。

开发使用人力资源信息系统与认为只要将员工的信息输入计算机，再用Excel或Word打印出漂亮的报表就行了。事实上，前后两种应用途径

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大相径庭。而建立公司人力资源信息系统的优点在于：

一、整合的、集中的信息源

首先，我们可以反思一下，公司里现有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的？可能会用自编程序或Excel工作表来计算员工的工资，而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个Word文档或Excel工作表文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程，而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能的。当需要一份报表时，往往会从计算工资的文件里得到最新的员工人数和姓名，从另一个文件里获得他们的合同信息，再从其他文件里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的，因此将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存储造成信息不一致或不完全的情况，则更令人束手无策。时常会出现凭记忆或拍脑袋，人为“调平”数据的现象。而建立人力资源信息库，就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。

二、易访问、易查询的信息库

在没有采用和实施人力资源信息系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，

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再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。如某厂在采用和实施人力资源信息库之后，一位老总在随意浏览全厂人事信息时，偶然发现某位员工在某月有多天的加班工资，而他记得该员工曾在该月请了多天病假。这种现象其负面影响往往会远远超出几十块钱的加班费。试想一下，如果同部门的另一位员工也请了若干天的病假并且被扣了部分病假工资，那么这位员工会如何对待工作？其他员工又会有什么样的想法？像这种审计过程，在没有人力资源信息库支持之前几乎不可能实现。企业的老总可能会因为工作的繁忙而无暇顾及“小事”，也可能会因为其他因素不便细查，或者他也想不到会有某种舞弊的现象存在。而人事部门提供的报告毕竟只是静态的、汇总的，可能是经过人为过滤的和一个侧面的信息。实施了人力资源信息库之后，老总也许只是利用五分钟的空闲时间就可以浏览一下系统，不仅可以得到较为全面的、详细的、未经过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改进企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。

三、有利于体现公平性原则，留住人才

不少企业都不同程度上存在着人才流失现象；对此，除了抱怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程，得到了证书，有了一技

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之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安心现在的岗位，结果是远走高飞。如果将技能输入人力资源信息库，在某个岗位需要人时，先搜寻一下企业内部是否有合适的人选，这样也许会留住一部分人才。再如，在提拔干部时，是根据谁在领导面前表现得多，还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢？体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才，而且它还给员工一种暗示：个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现，而是在于个人的努力程度，从而达到激励员工的目的。体现公平性原则不应只是一句口号，它需要企业在制度上予以保证和必要的系统工具支持。人力资源信息库就是一种非常有效的辅助工具。

四、提高管理水平

采用和实施人力资源信息库不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人力资源信息库系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前，生成按岗位的历史薪资分析报告等，可辅助企业领导决策科学化。

实施人力资源信息库系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设臵、管理流程、薪资体系等等，并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组、改进和提高管理水平的契机。

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人力资源信息系统是一个企业不可缺少的部分，它的内容对于单位决策者和管理者来说都至关重要，所以人力资源信息库系统应该能够为用户提高充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来随用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

使用计算机对人事信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大的提高人事管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。因此，开发一个运行稳定，功能完善的人力资源信息库管理系统成为一种必要。

在使用人力资源信息系统时，所有客户端对于数据库的操作都是由应用服务器完成的，大大提高了系统的安全性，缓解了数据库及网络负担。采用严格的安全体系，通过遵循严格身份认证和有限授权原则、全面确认原则和安全跟踪原则，保证了数据在处理和传输全过程的安全性。还能够实现与现有OA系统、财务软件等相关业务系统的无缝衔接。并且信息系统还具有模块高度集成、信息实时共享、抗崩溃和海量数据处理能力。相关业务发生后，有关数据、资料就全面、实时的出现在系统中，并按设臵提交到指定的部门和人员，无需重复的录入或传输，实现全企业的信息共享，以最快的速度反映企业的运行情况。

人力资源管理信息化建设是提高人力资本投资回报率的有效手段。通过信息化手段提高岗位管理、能力管理、绩效管理能力可以大大提高企业

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人力资本投资回报率。

根据对建立企业人力资源信息管理系统的分析可以总结出：

人力资源信息管理系统的完善其再资源共享、知识管理等方面的功能具有理论意义和现实意义。人是组织中最重要的资源，对员工的有效管理是企业管理工作中的一项重要职能，是加强竞争能力的有效保障。在人才竞争越来越激烈的情况下，需要应用现代信息技术，辅助管理者完成多方面的任务。一套完善的人力资源信息管理系统，可以使企业避免发生一些不必要的问题，公司能否找到适当的员工，取决于公司是否建立了一套完善的人力资源管理系统，因为“选对人”会使公司的业务蒸蒸日上，“选错人”则会拖垮公司，一个企业基本上是考人来运作的，用人的问题直接关系到企业的生死存亡，在用人方面不可掉以轻心，没有一套好的人力资源信息管理系统，就无法吸引优秀的人才，只有建立完善的人力资源管理系统，才能吸引更多适合本企业的游戏员工，拟定具体的机会，逐步进行人员培训，建立和完善员工的招聘、奖惩、培训以及调度等问题。

企业实施人力资源管理信息系统，构建组织机构、岗位信息和人员信息库，搭建人力资源管理业务平台，可以实现人力资源管理项目管控流程信息化，形成一个集资源管理、业务操作、信息综合、研究分析等功能为一体，数据联通、资源共享、功能完备、技术先进、方便实用的智能化辅助决策应用平台，对于企业改革、提升人力资源管理水平、迈上科学化管理轨道具有十分重要的意义。

综合管理部

二○一一年七月十九日

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