YHCLQP09-2007 服务和供应品采购管理控制程序

1.目的

对提供外部服务和供应品的供方进行评定，确定合格供方名单，实施定点采购，保证外部服务和供给符合规定的要求，确保实验室的工作质量。

2.范围

适用于对检测质量有影响的服务及供应品的选择、购买、验收、存储及使用的管理控制。

3.职责

3.1 办公室/检测室：负责提出采购申请及物料保管工作；

3.2 仪器管理室：负责供应品（耗材、仪器设备）的采购实施验收及台帐管理；

3.3 技术主管/质量主管：负责供应商能力的评价，采购物质申购要求的审核；

3.4 中心实验室经理：负责供应商资质和采购申请的批准。

4.定义

无

5.工作程序

5.1 支持技术服务(对电气检测质量有影响的服务包括但不限于校准服务、标准服务、样品运输服务、检测设施设备维护服务等。)选择及流程。

5.1.1计量服务单位应符合以下要求：

5.1.1.1该检定或校准项目已通过国家实验室认可或有计量授权；

5.1.1.2其检定或校准溯源到国家基准或国际标准；

5.1.1.3能给出检定或校准的测量不确定度；

5.1.2由办公室要求支持技术服务单位填写《供应商能力调查表》。

5.1.3供方评定

5.1.3.1设备仪器管理员负责对计量检定/校准、仪器设备的运输/安装/调试/维修服务供方的评定；办公室负责对培训服务供方的评定；各检测室负责对标准物质、试剂和耗材等供方的评定工作，首先列出候选的供方名单。

5.1.3.2 评定标准

a) 提供仪器设备计量检定/校准服务的供方，应是法定计量检定单位，

建有完善的管理体系，具备相应的资源。最好是通过实验室认可的校准实验室；

b) 对提供培训服务的供方，办公考虑其资源、声誉、业绩及专业情况； c) 提供仪器设备的运输、安装、调试、维修服务的供方，应具法人资

格，具备专业能力，熟悉业务，工作认真负责；

d) 测量工具、标准物质、试剂和耗材，包括玻璃器皿、温度计等，应

选择产品质量可靠，价格合理的生产、经营企业购买，必要时可选择合适的品牌或是通过ISO9000质量管理体系认证的企业。

5.1.3.3评定结果交技术主管评审，并经中心实验室经理批准后记录于《合格分包商（供应商）汇总表》。仪器设备的采购根据《仪器设备管理控制程序》进行。

5.1.4由检测室依据设备、仪器、计量器具的状况及校准周期向计量室提出检定申请。

5.1.5支持技术服务单位提供的检定/校准证书或报告，由技术主管确认后交计量室设备管理员放入设备档案袋中归档。

5.2 供应商选择及采购流程。

5.2.1 办公室和检测室根据物品购买申请要求，查找物品或服务的提供厂家及代理商，与之联系后发出书面需求，并限期回复；

5.2.2 回复后的信息，办公室根据以下原则甑选出2-3家供应商名单：

a）优质、优价原则；

b）好的质量信誉、厂家资质、品牌等。

5.2.3 办公室组织相关人员对供应商进行评审，必要时请技术主管和质量主管参加。

5.2.4 供应商的评审内容：

a）供应商的供货、服务业绩；

b）供应商的质量保证能力；

c）交货期、服务等。

5.2.5办公室根据对供应商的评审，作好评审记录，填写《供应商评价记录》，经技术主管进行审核认可并经中心经理批准后，办公室将其记录于《合格分包商（供应商）汇总表》。

5.2.6 中心实验室经理在认为必要时可组织相关人员进行供应商再评价，决定是否更换供应商。

5.2.3相关检测室根据库存和需求情况，填写《办公消耗品采购申请单》和《仪器设备采购申请单》，如需对设备、消耗材料采购提出更详细的技术要求，需先交技术主管签署意见。

5.2.4仪器管理室将已审核的《办公消耗品采购申请单》和《仪器设备采购申请 单》，询价后报中心实验室经理审批。

5.2.5经中心实验室经理批准后，按《办公消耗品采购申请单》和《仪器设备采购申请单》进行采购（电话采购时需特别注意向对方说明采购品的技术要求），并按计划日期跟踪催交货物，如不能按期交货并可能影响到检测工期时，需通知需求部门。

5.3 供应品验收

5.3.1检测室收到材料后，同时进行数量点收并安排人员验收质量，通过试用验证是否符合相关质量要求后，并填写《办公消耗品验收单》。由仪器管理室负责办理付款手续，所有供应品由办公室登记、保管和发放。如不合格由办公室负责作退货处理。

5.3.2对于提出部门无验收条件的供应品，应由供应商提供国家认可的独立的第三方机构出具有效证明方可予以验收使用，或使用认可著名的、有信誉品牌的供应品。

5.4 供应品入库应按要求存放，并有明显标识。

5.5 物品的领用：

物品的领用有办公室文员进行管理并做好相应的记录。

6.相关文件

《仪器设备管理控制程序》 YHCL/QP25-2007

7.质量记录表格

《合格分包商(供应商)汇总表》 YHCL/JL 09.001 《供应商能力调查表》 YHCL/JL 09.002 《办公消耗品采购申请单》 YHCL/JL 09.003 《供应商评价记录》 YHCL/JL 09.004 《办公消耗品验收单》 YHCL/JL 09.005