第三章 常用商务信件

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第三章 常用商务信件

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第一节 商务信函

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一、商务信函的含义什么是商务信函？用信函的形式与有关企业沟通或处理各 类商业问题时所使用的文书。

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商函和公文的函的关系商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。 相同： 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。商函往来企业之间没有隶属关系， 其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公 函有一致性。 不同： 公函 商函

使用主体 国家机关社会团体和企事 企业或企业的代表人 业单位 适用范围 比较宽泛，不相隶属机关 商函仅限于交易磋商 的一切公务往来 行文格式 执行公文格式的规定 按照惯例来制作

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二、商函的特点▲ 内容单一。商函以商品交易为目的，以交

易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。 ▲ 结构简单。内容单一，篇幅较短，结构简

单，体现实用性，便于对方阅读和把握。▲ 语言简练、表达准确。商函以说明为主， 直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何 的数字，用词等均要求准确无误。 ▲ 格式的国际化。按国际通行的格式和国际 惯例。

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三、商函的写作格式 称谓

问候语 正文

祝贺语 附件 落款

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(1)称谓，顶格书写。可以是人也可以是收 函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单 位的全称。 (2)问候语，与一般的信件一样，采用惯用 的问候语。

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(3)正文：开头、主体、结尾

a.开头: 起因或出发点。b.主体：主干部分，可根据发函的目的， 所要表达的具体内容作充分的陈述。 c.结尾：表达希望和相关要求。如果第一次与业务 合作方交往，结尾 处要将本企业的联 络方式写清楚，以 便对方能准确回复。

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(4)祝贺语，在正文结束后，另起一行。 书写时应分两行书写。 (5)附件，随信发的相关文件。如图表、 收据、报价单、单据等。

(6)落款，发信人的名称、日期。

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香港环宇有限公司××总经理： 开头 问候 您好，4月9日来函已悉。 贵公司3348号信用证项下3吨一级白果，业已装船完毕，拟于 ×年×月×日由“龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。 白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组 织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在 平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土 产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。 主体：表明发函 盼复 结尾：提出要求 者的意图，继续 顺颂 合作的意愿 商祺 ××省土产进出口公司经理×

× 祝贺语 ×年×月×日落款

称谓

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四、常见商函的写作(1)询问函，是询问商务信息、商品价格等 有关买卖业务的信函。 要求：先点名询问的原因，然后可以直接 提出询问或其他请求事项。 语言要求温和、友好。如果是第一次接触， 应该在信的开头将自 己如何获得商品的信 息及自己的状况作一 简单的介绍。

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买方向卖方发函： 称呼：尊敬的XX 或 XX公司销售经理 正文：直接提出问题 先说明写信缘由，再提出问题 结尾：多谢合作，表示感谢等

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买方向卖方发函说明询问的原因、事项 ×××先生： 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖 茶。品质：一级。规格：每包100克。 望贵厂能就下列条件报价： 1.单价。 提出询问 2.交货日期。 3.结算方式。 如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将 考虑大批量订货，希速见复。 表达希望称呼

绿茶询问函

××副食品公司 二〇一五年八月八日

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卖方向买方发函： 称呼：尊敬的XX 或 XX公司采购经理 正文：公司产品宣传单 目的：介绍商品的优点、产品在市场上的 信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能突 出在近期购买商品能够得到什么样的优惠或 者是赠品，鼓励消费者尽快购买。

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卖方向买方发函尊敬的先生/女士： 您好！ 非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样称谓

品图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以款式新颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，中外 顾客有增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销优惠。

届时您会惊喜地发现，我公司产品确实名不虚传，有口皆碑。如何？您想试试吗？请尽快回函，谢谢！

天禧婚纱用品公司介绍商品的情况、突出 产品优点；表达希望

二〇一五年二月八日

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练习： 广东先力研磨有限公司通过同行的推荐， 有意购买山东力帆机械工程有限公司的HVE20型研磨机，但需要进一步了解机器的详情 和价格。故向山东力帆机械工程有限公司销 售部发出询价信。

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询问函尊敬的先生/女士： 您好！ 多位同行向我们推荐了贵公司生产的HVE-20型研磨机，深知其 为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公 司的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节

资料、价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。 若贵公司能在7月14日前回复，我方将不胜感激。再次感谢， 盼望回复。 联系地址：XXXXXX 联系电话：78945612 顺颂 商祺！ 广东先力研磨有限公司 二〇一五年七月八日

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询问函的回复询问函的回复广东先力研磨有限公司采购经理：引语

我们对贵方七月八日的询问

函表示欢迎并感谢贵方 对我方产品的浓厚兴趣。为了提供你方所需之信息，我

们随寄了一些资料，详细介绍我公司研磨机的产品性能、

配套装置、价格目录及结算方式等信息。

回复意见

再次感谢你们队我们产品的兴趣并期待着你方的订 单，我们保证你方的订单将受到我们及时的关照。 特此函复结束语

表示感谢

XX公司

二〇〇九年七月十三日

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(2)销售函 概念：卖方以信函的形式向买方说明销售某 种商品的条件，并承诺愿意按照这些条件与买 方成交。 目的：向买方销售商品。 特点：销售对象是特定的 在买方收到收到销售函或者做出接受 的表示之前，卖方可撤回销售函

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内容：强调销售条件，不对产品本身做过多说 明。 写作要求： 称呼：XX公司采购部负责人 正文：商品名称、品质和规格、数量、包装、 价格、交货等主要条件(书P60)

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(3)订购函 含义：买方为了采购某种商品向供货商发出 的意愿按某种条件订购某种货物的信函。 结构： 称呼： XX公司销售部(销售经理) 正文 结尾：表达期望；表示感谢