SC-PD-AAA-001 文件与资料控制程序——(新)(3)

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001

确文件的数量及其责任部门，使文件清晰可辨，易于识别和检索。文件的编制必须具备文件名 称、文件编号、状态、批准等基本内容，正文内容应含：目的、范围、职责、程序内容、引用 /支持文件、质量记录、附录等部分。 5.2.2 文件编制、审核、批准 职责 文件类别 质量手册 程序文件 职务说明书 标准类文件 技术资料 质量记录表格 质量计划 编制 文控中心 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 相关部门负责人 审核 副总/管理者代表 副总/管理者代表 部门负责人/管理者 代表 相关部门人员 相关部门人员 相关部门人员 管理者代表 批准 总经理 管理者代表/总经理 管理者代表/总经理 相关部门负责人 相关部门负责人 相关部门负责人 总经理

质量方针：由总经理确认。 质量目标: (1)公司质量总目标由总经理确认。 (2)各职能部门的质量目标由各部门编制，总经理批准。 5.2.3 质量管理体系文件的归类、编号 1) 质量手册、程序文件、三阶文件以及岗位职责等都是受控文件，都必须有版本号及生效日期。 (除三阶文件中的技术资料外)其正本文件复印发放时在每份文件上加盖“受控文件”红色 章，三阶文件中技术资料正本文件复印发放时在每份文件上加盖“技术文件发行章” ,所有现 场使用文件都必须是受控文件。 2) 部分技术文件的编号有特殊规定外，其它文件全部按 5.2.3 3)编号，特殊规定如下： 工程图面: 产品编码+PD+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始 产品生产 SOP: 产品编码+SOP+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始 BOM 编号： 产品编码+BOM+XX, xx 为序号 01---99,版本则自 A 版开始

3) (除部分技术文件外)所有已审批的质量管理体系文件按以下方式编号，文件的编号方法如下：

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SC——XX——XXX——XXX 表示文件序号(如 001、002) 拟制方(部门代号): (总经理 GZT;文控中心 AAA;品管部 QQT;业务部 SEA; 市场部 SEB 采购部 FMT;行政部 AAT;研发部 DZT; 光条事业 PST;室内灯具事业部 PNT;室外灯具事业部 PUT; 面板灯事业部 PL)

文件类别： 质量手册 简称 (QM) 程序文件 简称(QP) 三阶文件 简称(WI) 质量记录 简称(QR) 其它 简称(EL)

公司名缩写(SC) 如：质量手册 SC-QM-AAA-001 5.3 外来文件的控制 5.3.1 外来文件包括国际、国家、部级、地方的标准、法律法规和客户提供的文件等。 5.3

.2 相关部门收集到外来文件后，技术性资料交研发部、法律法规类文件交管理者代表或总经理审 批，然后再转交文控中心，文控中心在正本文件盖上“外来文件章” ,并编制《外来文件清单》 。 5.3.3 各部门对需更新版本的外来文件(如国家/国际标准、法律法规等)应及时跟踪(不超过半年) , 确保使用有效版本的适用的外来文件，外来文件的更新按 5.3.2 执行。 5.4 质量管理体系文件的分发 5.4.1 质量手册、程序文件、三阶文件的分发 质量手册、程序文件和三阶文件经过批准后，由文控中心编制《文件分发/回收记录表》或在正 本文件后记录发放与接收的情况，经部门负责人批准，按发放记录填写、登记及发放，文件接 收人在其上签名。 5.4.2 外来文件根据实际需要分发，分发时由接收人在《文件分发/回收记录表》或文件上签字。 5.4.3 临时发行的文件，由编制部门在编号加“L” ,按 5.2.2 审批后转交到文控中心，并在文件上加盖 “参考文件章” ,文控中心根据需要分发到相关部门并做好记录，文件作废按 5.7 执行。 5.5 质量管理体系文件的保管和借阅 5.5.1 文件的保管 1) 质量管理体系文件正本由文控中心保管。文控中心根据实际需要确认是否发放相应的受控副 本，受控副本由各部门文件管理员或持有人负责保管。40

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001 2) 保管者必须将持有的文件分类放置，使文件便于识别和检索。 3) 文件在保管和使用过程中需保持清晰，不可随意涂划。 4) 文控中心对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查， 以达到对各部门文件管理实施 监控的目的。 5.5.2 文件的借阅 如公司内部员工需要暂时借阅质量管理体系文件，应到文控中心或相关部门办理借阅和归还 手续，并填写《文件借阅登记表》 。 5.6 质量管理体系文件的评审和更改 5.6.1 文件评审 1) 文件发布后，管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件进行评审，对不适当之处提 出更改申请，必要时填写《文件修订、废止申请单》 。 2) 在每次内部质量管理体系审核之现场审核前，审核组对文件进行评审，对不符合及不适当处 提出更改申请。 5.6.2 文件更改 1) 对需更改或修改的文件， (必要时)由申请人填写《文件修订、废止申请单》 ,再交文控中心 进行初审后编制新文件，再按本程序 5.2 执行。 2) 文件修改不背离标准和法规要求。 3) 与质量管理体系的其它相关要求一致，对关联的文件明确更改要求。 4) 更改后的要求在公司的实际条件下是可行的。 5)文件修改的状态：文件修改其状态依 0~9 依次递增，并记录(文件未发生更改时状态为 0)。

6)文件修改后的换版：文件修改满十次或经过重大修改后(重大修改为程序的大改动),必须改 用新的版本号，按 A-Z 依次增加，并登记。 7) 质量记录表格需要修改时，由申请人直接修改，版本号由 A 至 Z 依次递增，并更新《质量记 录一览表》内容；ERP 系统中质量记录表格需修改时，由申请部门填写《文件修订、废止申 请单》经副总审批后再安排修改(此质量记录表格保存期限为长期) 。 8)更改文件后，应更新受控原件，按 5.4 的规定分发及换回旧版文件并记录。 5.7 质量管理体系文件的废弃 5.7.1 质量管理体系文件新版生效时，旧版同时作废(有特殊说明的除外) 。 5.7.2 有必要保留的已作废质量管理体系文件原版，由文控中心加盖“作废文件章”,在《文件更改记 录一览表》中登记，并妥当保存。 5.7.3 无必要保留的作废原版和副本文控中心统一收回并销毁，也可在每页上加盖“作废文件章”或 画“×”留作其它用途。 5.8 文件和记录的管理41

文件与资料控制程序 SC-QP-AAA-001 5.8.1 质量管理体系文件正本由文控中心进行统一编号、统一管理并做出相对应的文件清单记录。受 控副本由各部门文件管理员或持有人负责管理。 5.8.2 质量记录表格由文控中心保留一份表格的原版并记录， 使用部门依次自行复印或印刷。 详见 【质 量记录控制程序】 。 6 引用/支持文件 【质量记录控制程序】 7 质量记录 《质量管理体系文件清单》 《文件分发/回收记录表》 《文件修订、废止申请单》 《文件更改记录一览表》 《文件借阅登记表》 《质量记录一览表》 《外来文件清单》

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