拓普合创OA解决方案

1 办公自动化平台解决方案

1.1 公文管理

公文管理主要管理企业的收文和发文管理；包括收发文流程的定义、修改及其维护，收发文的管理和控制，收发文的查询和统计。方便领导和行政人员办理收发文，填写收发文处理单，上载发文文件，实现公文流程办理。

1.1.1 发文

发文处理是指以设计公司名义发出去的文件就范围可以分为：公司发文、部门发文；发文类型为：下行文，上行文和平行文；文件类型为：行政文件，纪委文件，党委文件，工会文件，团委文件，联合发文；文号可以根据设计公司的实际情况设定；发文系统可以具有以下功能：

1. 要求对所有的发文通过管理系统进行拟稿、核稿、会签、复核、文秘修

订、签发、成文、盖章（联合盖章）、封发。

2. 可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。

3. 对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录

4. 可以实现文件取回功能，处理发送错误等误操作。

5. 实现流程跳转和审批人变更及事后补签功能。

6. 所有用户在收到系统所发文件后应自动发送回执。

7. 公文加盖电子印章技术，含联合盖章。

8. 根据不同类别公文自动引入套红的文头、自动排版功能。

9. 实现套红后的文件打印功能。

10. 实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工

方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。

11. 实现文件审批任务的委托功能。

12. 严格的权限控制功能。

1.1.2 收文

收文处理是指处理接收到的外来文件，外来文件包括上级主管部门等的文

件；收文处理系统有以下功能：

1. 要求对所有的来文通过管理系统进行签收登记、录入、拟办、批示、办

理、传阅。

2. 可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。对来文的处理全过程进

行自动化管理和记录，对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环

控制。

3. 具有文件取回功能，处理发送错误等误操作。

4. 实现有权限的使用者的督办、催办功能，督办、催办可以通过人工手工

方式实现，也可以通过系统自动实现督办、催办。

5. 实现文件审批任务的委托功能。

6. 严格的权限控制功能。

1.2 会议管理

会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理、会议室设置、会议纪要。

1.2.1 会议申请

系统可以将用户已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议进行分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。

在申请会议前，可以查看会议室的预约情况；用户申请会议后，会议管理员如果未审批，则状态为“待批会议”，如果审批通过，状态变更为“已准会议”，审批不通过，状态为“未批准会议”。

【进行中会议列表】罗列出已经通过审批，并且到达会议开始时间的会议。

1.2.2 会议查询

会议查询模块主要实现用户对各种状态中的会议进行详细的查询，查询的结果以列表列出。

1.2.3 会议管理

会议管理模块提供给会议管理员用来管理所有用户已提交申请。按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。

会议管理员可以修改会议申请信息，可以批准或者不批准会议。

1.2.4 会议室设置

会议室设置用于新建和管理会议室的基本信息，会议管理员可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可以查看每个会议室的预定情况。

1.2.5 会议纪要

会议纪要主要实现对已经结束的会议的纪要进行管理，会议申请者和管理员均可修改会议纪要。

1.3 车辆管理

车辆管理共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“部门审批管理”、“车辆使用管理”、“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。 申请人申请车辆的使用，由车辆调度员和部门审批人共同审批。系统可以管理车辆的使用情况和维护情况。

1.4 财务费用管理

1.4.1 减少信息重复成本

员工在填写纸质表单时，每次均需要填写姓名、部门、项目等重复的信息。电子化报销流程中，将这些固定的信息全部存储于系统中，表单自动显示员工的姓名和部门，工程名称可以从系统中选择。

1.4.2 减少出错率

由于员工填写的报销单据中存在计算过程，靠手工填写的数据会出现错误。电子表单设置了计算公式，提高了单据的准确性。

1.4.3 减少审批成本

目前领导的工作时间被零散的审批打断，工作效率会受到影响。使用电子化流程，领导可以自行安排审批计划，可以每天安排固定的时间登录系统进行审批。

系统预设审批流程，自动的进行判断，审批领导无需担心单据是否该自己审

批。

遇上领导出差，报销人需要等待。使用电子化流程，领导可以远程进行审核，提高了效率。

1.4.4 减少财务审核成本

系统预设了审批流程，财务部不再需要将精力过多的投入在流程检查上，只需要判断员工填写的条件项是否正确。

表单预设了计算公式和标准的设置，减少了财务人员计算的工作量。

1.5 疑问与解答

1.使用电子化报销流程是否会增加财务部的工作量？

解答：不会。

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