2014公司会议管理制度

博罗县燊泰基石场有限公司会议管理制度

第一章 总 则

第一条 本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是

针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。

第二条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办

公会、公司产销计划会、部门例会、各种专项会议等。

第三条 制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，

提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。

第四条 公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执

行。

第二章 召开会议应遵循的基本原则

第五条 会议的召开须遵循下面几个基本原则：

1 一致性原则。公司的经营管理会议讨论的原则或议题须同公司现行制度保持一致性，

遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其它制度包括：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其它制度和规章。

2 流程化原则。对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做

好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的经营管理会议进行有效的指导和控制。

3 有效性原则。每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能

“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。

4 节约性原则。会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。会议的主持

人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。

5 求同存异原则。会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。

关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。

6 民主集中原则。会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充分参与讨论，

由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。

7 会议备档原则。对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则

问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。

第三章 会前准备

第六条 公司召开的公司级会议会务服务统一归口人事行政部负责。各部门召开会议需用公

司会议室的，应向人事行政部书面提出，由人事行政部统筹安排。

第七条 会议召集人在会议召开5日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发

或通知所有与会者。公司级会议由人事行政部负责通知所有参会人员。

第八条 会议主持人和与会人员都应在会议召开3日前做好有关准备工作，包括拟好会议提

案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。记录人根据会议

通知和与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》交会议召集人审

核。

第九条 所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊

原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的

观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。

第十条 会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，

也可由召集人指定他人代为主持。

第四章 会议组织及要求

第十一条 会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。

第十二条 会议主持人须遵守以下规定：

1 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推

进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，

并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应

加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会

议就其后续安排统一意见。

5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后

跟进安排向与会人员明确。

第十三条 参会人员须遵守以下规定：

1 应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

2 准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3 会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。

4 遵循会议主持人对议程控制的要求；

5 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

6 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人

处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

7 做好本人的会议纪录。

第五章 会议记录

第十四条 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。

会议记录应遵守以下规定：

1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要； 2 会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

3 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

4 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人

审核签名；

5 负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

6 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的

考勤记录报考勤人员。

第十五条 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由人事行政部存档备查。 2 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；

3 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管

理制度和保密制度的有关规定执行。

第六章 会议精神的督办及执行

第十六条 会议跟进

1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，

会议主持人另有指定的由主持人指定；

2 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

3 人事行政部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及

落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据； 4 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第七章 会议纪律和要求

第十七条 公司级会议的保密

1 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

2 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论

和议决情况。

3 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

第十八条 管理权责和处罚

1 人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2 会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3 迟到、早退、缺席

（1） 迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（2） 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，

计为早退;

（3） 缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议

的，计为缺席。

第十九条 处罚

1 无正当理由迟到、早退每次处50元的罚款；

2 无正当理由缺席每次处以100元的罚款；

3 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

4 以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人事行政部从工资扣

除。

第八章 附则

第二十条 本制度自下发之日起执行。

第二十一条 本制度由人事行政部负责解释。

第九章 会议运作基本事项

第二十二条 根据本制度的总则和基本要求，会议的召开应遵行以下基本事项：

一、凡是会议，必有准备

永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的 犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人 员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议，必有主题

开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、凡是会议，必有纪律

开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚，对于手机不调震动或接听电话要进行处罚。

四、凡是会议，会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

五、凡是会议，必有结果

开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题 的冗长的发言，

会议时间最好控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有 10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

六、凡是开会，必有训练

把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。要有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。

开 会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中 要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别 人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别 人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既 定的决议。

七、凡是开会，必须守时

设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

八、凡是开会，必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中 明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出 来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、凡是散会，必有事后追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

十、最后请记住三个简单却很有意义的公式

①开会+不落实=零

②布置工作+不检查=零

③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。