word和excel用邮件合并实现批量打印(最新整理)

2014年最新整理,介绍了2种方法,通过利用邮件合并功能,通过以Excel文件作为数据源,批量生成word文档,比如批量制作信封、贺卡等。

利用邮件合并功能，通过以Excel文件作为数据源，批量生成word文档，比如批量制作信封、贺卡等。其中OFFICE版本为2003版，操作系统为XP。如操作系统和软件版本为其他版本，均可参考此法予以实现，大同小异。实现的方法有两种，其中第一种方法更好、更简单（大家别看我写的很多，操作起来其实非常简单，1分钟就可以搞定！）。

方法一、

Microsoft Office邮件合并——打印录取通知书操作方法：

第一步：准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。 下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一

第二步：准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。

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图二

第三步：邮件合并

打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三

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下面，step by step,follow me： 1.设置数据源

点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个）（有些软件上的是“打开数据源”），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。

2.插入数据域

这里，我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前）

2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图：

2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）

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重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：

3.查看合并数据

单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步：完成合并

到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。 下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：

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两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。 邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵。

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方法二

Word、excel用邮件合并批量生成文档

首先：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见下图。

图一

第一步：在文档右侧弹出邮件合并的对话框，在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，如图1。

第二步：选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，如图2 第三步：选择“使用现有列表”，然后点击“浏览”,如图

3

第四步：在弹出的对话框中找到EXCEL源数据，然后点击“打开”按钮，如下图

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第五步：选择默认表单后，点击“确定”按钮。如下图

第六步：弹出“邮件合并收件人”对话框，点击“确定”按钮，如下图。

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第七步：单击“下一步：撰写信函”，如下图左。

第八步：将光标移至在需要插入处，单击 “其他项目”。 如下图右

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第九步：在“插入合并域”对话框上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。 提示：每次只能插入一个域。

第十步：插入好后如下图

第十一步：然后点击“下一步：预览信函”如下图左 第十二步：继续点击“下一步：完成合并”，如下图右

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第十三步：文档预览效果如下图，到此基本就完成了！

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第十四步：如果要查看、生成、打印批量文档记录。则单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，勾选“显示邮件合并工具栏”，

第十五步：如然后再菜单上多出一列菜单，可以依次通过点击菜单中的“查看合并数据”、“合并到新文档”、“合并到打印机”来实现查看、生成、打印批量文档。