采购货物验收管理规定

采购货物验收管理规定

物品验收：主要是验收人员对照申购单或验货记录单上物品的品名、规格、数量、价格、质量等，辅助必要的验收工具依次逐项检查，为饭店经营与管理提供合格的原材料与资产。

一、物品验收原则

1、收货记录单填写数字清晰、内容完整、计算准确。

2、物品验收要做到及时，数量准确无误。

3、严格按照物品合格的质量标准或提供的物品样本验收。

4、除直供物品外，其他验收的物品必须严格履行出入库制度。

5、对验收过程中发现问题，要积极反馈，确保信息畅通。

二、饭店购进物品分类、验收方式、参与验收部门及验收职责

1、购进物品分类：

1) 直供类：主要包括蔬菜、肉禽、海鲜、水果、鲜花等；

2) 酒水类：主要包括香烟、饮品等；

3) 物料类：主要包括餐饮物料、印刷品、五金材料、电脑耗材及其他物料等；

4) 低耗、资产类：主要包括购买的低值易耗品和固定资产。

2、物品验收方式：

1) 按照验收标准分类：

① 根据采购物品特性验收，通过物品的色泽、气味、触摸感、透明度、新鲜度或必要的验收工具，做好验收准备；

③ 验收中严格按照填写的收货记录单逐项点验，超出申购单部分不予验收，未到货或未全部到货的，应在补货到达时再填写一份“收货验收单”，总验收量以不超过总申购量为准。

④ 对于申购部门申购的以数量核算，验收时需以重量核算的物品，且单个物品存在重量差距较大，申购部门应在申购数量后标注申购重量，验收人员在实际到货时同时参照部门申购单数量与重量进行验收； ⑤ 积极协助使用部门进行物品质量的把关，关注产品各项标示及保质期；

⑥ 如书写错误，需对“收货记录单”进行改动，由验货员在改动出签字确认；

⑦ 验收后负责核对“申购单”和“收货记录单”数量或重量是否一致，并积极督促参与验收部门或人员签字后，将验收物品准确无误的输入到饭店“用友物流管理系统”中，相关验收单据整理汇总上报财务。

2）采购员验收职责：

① 按照规定验收时间准时参与验收；

② 货到后积极通知各验收部门或验收人员参与到货物品的验收；

③ 对验收过程中对物品的到货情况给予关注和相关问题的解决，当供应商未按申购数量到货或未到货时，督促其尽快补货；

④ 协助使用部门对物品的到货质量进行把关，协助验货员严格对照“申购单”数量或重量验收；

⑤ 对于临时急用到店或价格表上无定价的物品负责及时按程序审批，进行询价、定价；

⑥ 负责收集供货单位的资质证及物品合格证、生产许可证等自行存档或交仓库区域存档；

⑦ 负责制定供应商考核管理细则，定期组织使用部门、财务部、采购部共同对供应商各项程序执行情况及资信状况进行评比，对于连续评比优秀的，可适当给与奖励，对于连续评比较差的，取消其供货资格，另行选定合作者；

⑧ 负责在物品验收完毕后，督促供应商打扫验收现场卫生。

3）仓库管理员验收职责：

① 负责饭店入库物品的验收工作。

② 验收时，主要关注入库物品的生产日期、合格证、生产许可证、保质期、批号、规格、产地等采供部或使用部门提供的质量标准（参见国家标准）；

③ 验收后，及时将入库物品准确无误的输入到饭店“用友物流管理系统”，并将相关验收单据定期整理汇总上报财务部。

4）使用部门负责人或指定人员验收职责：

① 按照规定的验收时间准时参与验收；

② 主要负责饭店购进物品的质量，确保所进物品能够满足饭店的经营与管理需求；

③ 依据部门填报的申购单据逐项进行验收。

三、饭店购进物品验收程序

1、 验收员根据采购部交来的各部门“物品申购单”填写“收货记录单”，逐项填写供应商名称、使用部门、收货日期、物品名称、单位，对到货数量或重量在验收合格后填写，验收价格根据审批后的询价表填写。同时。验货员应准备合格的验收工具（电子称、剪刀、尺子等）。

2、 供应商将货送到后，采购员及时通知验收员、仓管员、相关使用部门或专业人员到指定的验收地点集中验收。

3、 各验收人员严格按照各自的验收职责分别对物品进行检验与核实。在验收直供物品时，验货员负责根据填写过的“收货记录单”通知供应商取放物品逐个称量，采购员负责按部门“申购单”报量，使用部门人员负责采购物品质量的检验。

① 申购单与实际收到物品名称、规格或质量不符，则不予验收；超出“申购单”数量或重量的部分不予验收；如各验收人员对质量表示不同意见，由行政总厨或其助理决定是否接收，如接收，应签字确认。经签批过的申购

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② 验收物品的称量，应使用饭店统一提供的验收容器。

③ 需要将包装拆除验收的先将包装拆掉，再称重量以核实物资的净重；

④ 重要物品应全数检查，次要物品可抽样检查；生鲜或冷冻食品的检查需小心且快速； ⑤ 验收以箱为单位的物品时，应打开箱子检查内部物品；

⑥ 对于饭店购进的贵重烟酒应逐个检查并进行批号