3.会议管理(3)

草拟，经办公室主任审签后，送发与会人员和部门。专项工作会议和其他会议，会议通知由承办部门起草，加盖办公室印章后，由承办部门送发。

四、议题及材料准备。提交经理办公会议讨论的材料，由主（承）办部门准备，送分管领导审定后，于会前3个工作日送办公室，办公室视情况适时分送与会领导和人员。专项工作会议、其他会议材料由主（承）办部门准备。所有提交会议的涉密材料，必须编号登记分发。

议题材料格式要规范、整洁、双面打印并编写页码，校对、装订不能出差错，按参会人员的多少印制份数，提前交办公室，会后由议题主办部门收回。

五、议题的汇报。议题主（承）办部门负责人汇报，时间不应超过20分钟；需要对议题作补充说明的，时间不应超过5分钟；对需要会议决定的事项，应有明确、具体的意见和建议。

六、会议纪录和纪要。

1、经理办公会议、工作例会，会议记录由办公室秘书承担。记录需要印发纪要的，由与会秘书在2个工作日内形成会议纪要审核稿，会同有关部门，送交分公司相关领导阅知后，呈请会议主持人审签。

2、专项工作会议记录由会议主（承）办部门负责，需要印发纪要的，由该部门在2个工作日内形成会议纪要审核稿，连同会议记录送办公室审核后，呈请会议主持人审签。

3、会议纪要内容必须如实反映会议决定事项，纪要中不得出现与会议决定不一致的条文。

七、会议纪要送发范围。经理办公会议要发送分公司领导班子成员和要落实的部门；工作例会要发送分公司领导班子成员和各部门；专项工作会议要送分公司经理和参加会议的领导，分公司参会相关部门、有关承办部门。上述会议纪要需要增发的，按会议要求发送。

第八条 会议纪律

1、与会人员不得无故缺席，如确因工作需要或身体原因不能到会，应于会前通过办公室向会议主持人请假。

2、未经会议主持人同意，不得派副职或带助手与会，进入会场后关闭通讯工具。