档案分类管理办法

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档案分类管理办法

（草稿）

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二○一二年三月

目 录

一、编制说明 .................................................................. 2

二、档案分类主表 .............................................................. 5

XXXX集团党群类档案归档范围和保管期限表 .................................... 7

DQ11 党务综合 ......................................................... 7

DQ12 纪检、监察 ....................................................... 8

DQ13 组 织 ........................................................... 8

DQ14 宣 传 ........................................................... 9

DQ15 工 会 ........................................................... 9

DQ16 团 委 ........................................................... 9

XXXX集团文书类档案归档范围和保管期限表 ................................... 11

WS11 文书综合 ........................................................ 11

WS12 人 事 .......................................................... 12

WS13 审 计 .......................................................... 12

WS14 安全、保卫 ...................................................... 13

WS15 后 勤 .......................................................... 14

XXXX集团财会类档案归档范围和保管期限表 ................................... 15

CK11 综 合 .......................................................... 15

CK12 会计报表 ........................................................ 15

CK13 会计帐簿 ........................................................ 15

CK14 会计凭证 ........................................................ 16

CK15 工资清册 ........................................................ 16

XXXX集团基本建设类档案归档范围和保管期限表 ............................... 17

JJ11 综 合 .......................................................... 17

JJ12 工程项目 ........................................................ 17

XXXX集团声像载体档案归档范围和保管期限表 ................................. 21

SX11 综 合 .......................................................... 21

SX12 照 片 .......................................................... 21

SX13 电教类 .......................................................... 22

XXXX集团实物类档案归档范围和保管期限表 ................................... 23

SW 实 物 ............................................................ 23

档案分类管理办法

为实现我公司档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进档案管理现代化的进程，结合公司实际情况制定本办法。

本办法由编制说明、档案分类表、档案整理说明三部分组成。

一、编制说明

1. 主题内容

本办法规定了我公司档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。

2. 分类原则

以我公司全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案收藏，便于科学管理和开发利用。

3. 类目设置与标识

3.1 一级类目的设置与标识

一级类目是公司档案实体分类的最高层位。根据公司档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，确定六个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ 党群类

主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

WS 文书类

主要包括公司机关各文书部门工作中形成的文件材料。

CK 财会类

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 JJ 基本建设类

主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。

SW 实物类

主要包括公司在各项活动中获得的特定物品。

SX 声像类

主要包括公司内部或与外部相关单位有关的声像载体材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“WS”即“Wen Shu”（文书）的简称。

3.2 二级类目的设置与标识

二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。

党群和文书类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。 基建类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。

实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。 二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

3.3 三级类目的设置和标识

根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以案卷号为三级类目，采用阿拉伯数字为归档代码。

三级类目按案卷号设置。

4 档号的编制

4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号+卷册号

4.2 全宗号：公司档案全宗号为“FDJT”。

4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2012”即“2012年度”。

4.4 类目号：类目号是指档案实体分类的类目代号。我公司各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级。

4.5 档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“—”连接。

4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（001）。

4.7 档号模式

4.7.1 一般档号模式，如文书综合档号模式示例

全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+卷册号

5. 档案实体排架

档案排架的方式：

一般采用年代 —— 一级类目横向排架。

二、档案分类主表

DQ 党群

11综合

党委办公室、信访工作中形成的文件材料入此。12 纪检、监察

13 组织

14 宣传

15 工会

16 团委

WS 文书

11 综合

公司各种综合管理工作中形成的文件材料入此。12 人事、离退休

13 审计

14 安全、保卫

15 后勤

CK 财会

11 综合

财务工作中形成的管理性文件材料入此。 12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金材料入此。

JJ 基本建设

11 综合

基建管理性文件材料入此。

12 工程项目

SX 声像

11 综合 声像工作形成的管理性文件材料入此。 12 照片

13 电教

SW 实物

11 题词、字画

12 奖旗

13 证书、奖状

14 印章

15 牌匾

16 奖杯、纪念杯、纪念盘

17 其它类

三、档案分类详表

XXXX集团党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合

序号 归档范围 保管期限 1 上级有关党的建设文件材料 长期 （针对本公司的保管期限为永久）

2 党代会材料

（1）计划、通知、工作报告、议程、名单、决

议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论

通过的文件、简报；党委会候选人登记表和情况

介绍；党代会大会选举结果和上级批复等。 永久

（2）提案及办理情况、情况反映、重要贺电、

贺信。 长期

（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表

证、列席证及选票式样。 短期 3 党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、

会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久 4 党委发布的决定、条例、办法、指示、批转、重要

通知、通报 永久 5 以党委名义召开会议的文件材料 永久 6 党委和上级党委对公司工作进行调查研究形成的

文件及典型材料 永久 7 党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲

话稿及参加上级召开会议的发言稿 永久 8 党委工作大事记 永久 9 党群系统启用印章的文件和印模 永久 10 党群系统停止使用的印章、印模 长期 11 参加上级党代会的代表名单、登记表及发

言材料 长期 12 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结 长期 13 党委有关保密工作的文件 长期 14 党务工作简报 短期

15 信访工作计划、总结、群众来信、来访、上级文件

材料 长期 16 党委各部及基层党委报党委的工作总结、报告、请

示及批复 短期 17 其它需要归档的材料

DQ12 纪检、监察

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于纪检、监察工作的文件 长期 2 纪委会议记录 永久 3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有关材料 永久 4 打击经济犯罪工作文件、材料 永久 5 对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及恢复

党籍、取消处分等材料 长期 6 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料统

计报表 长期 ７ 其它需要归档的材料

DQ13 组 织

序号 归档范围 保管期限

1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期 2 党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、

任免呈报表）及上级批复文件 永久 3 干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知

等（上级批准的要附任免呈报表） 永久 4 党群系统干部任免申报材料及批复 长期 5 党委组织机构、党员情况统计报表 永久 6 各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和

取消党员资格的文件材料及名单 永久 7 工作计划、总结、决定、报告及重要的调查材料 长期 8 党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复 长期

9 表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者 长期 10 党委组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知 永久 11 落实政策的有关材料 长期 12 其它需要归档的材料

DQ14 宣 传

序号 归档范围 保管期限 1 上级关于宣传工作的文件 长期 2 宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期 3 反映本公司重大活动的剪报、图表 长期 4 理论学习及其它活动形成的材料 短期 5 其它需要归档的材料

DQ15 工 会

序号 归档范围 保管期限 1 上级有关工会工作的文件 长期 2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 长期 3 工代会材料 永久 4 工会常委会记录 长期 5 参加上级工代会的代表名单、登记表及发言稿 长期 6 上级有关妇委会工作文件 长期 7 妇委会工作计划、总结 长期 8 工会、妇委会组织各项活动形成的材料 短期 9 表彰先进集体（个人）的获奖材料 长期 10 其它需要归档的材料

DQ16 团 委

序号 归档范围 保管期限 1 上级关于团的工作文件 长期 2 团工作形成的文件（通知、名单、工作报告、

决议、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久 3 团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期 4 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期 5 表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优

秀团员的材料 长期 6 团委会议记录 长期 7 其它需要归档的材料

XXXX集团文书类档案归档范围和保管期限表

WS11 文书综合

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关文书管理的综合性文件 长期 2 公司各种会议的会议记录、决定、纪要及

会议审议、讨论通过的文件 3 工作计划、发展规划、总结报告、请示及

上级的批复 4 历史沿革、概况介绍、剪报等 5 启用印章的文件和印模 6 停止使用的印章、印模 7 以XXXX集团名义发布的决定、规定、通知、规

章制度、通报和企业年鉴、公报、规章制度汇编

（或选编） 8 公司大事记 9 公司综合统计及年报表 10 领导在上级召开的会议上的重要发言材料 11 公司各项庆典活动中形成的重要报告、总结 12 贺电、贺信、会议记录 13 向上级的请示及其批复 14 各分、子公司的请示及批复 15 有关集团公司工作的调查材料和经验总结 16 上级有关XXXX集团工作的文件 17 上级有关政策法规工作的文件 18 上级及公司有关固定资产、无形资产、环境保护、

采购等管理方面的文件 19 资产管理的规章制度 20 设备报废、调拨的清册、报告、请示和批复 21 房证、产权证、土地证 22 其它需要归档的材料

永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久

WS12 人 事

序号 归档范围 保管期限

1 上级机关有关人事工作的文件 长期 2 关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变

机构名称的请示报告及上级批复 永久 3 关于公司机构设置、变化的文件材料 永久 4 劳动合同 长期 5 人事工作的规章制度 长期 6 表彰和奖励先进集体、先进员工材料（市级以上） 长期 7 对犯错误的员工给予纪律处分、取销处分等材料 长期 8 专业技术评定职称文件材料 长期 9 职工录用、转正、定级、调资、调动、退职、

退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 长期 10 获奖的材料（市级以上） 长期 11 人事情况统计报表、名册、人员信息档案 长期 12 职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政

审材料 长期 13 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期 14 职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 长期 15 职工调入、调出名册及有关材料 长期 16 培训计划、安排、总结 长期 17 各项保险报表、台帐等文件资料 长期 18 上级关于离退休工作文件 长期 19 离退休规章制度、统计报表、工作计划、报

告、总结 长期 20 其它需要归档的材料

WS13 审 计

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关审计工作的文件 长期 2 审计工作方面的规章制度 长期 3 审计工作方案、计划、总结 长期

4 审计工作统计年报及重要报表 长期 5 审计报告所列问题的证明材料 长期 8 被审计单位对审计报告的书面意见 长期 9 有关审计处理的请示，审计事项的报告及上

级机关的批复、批示 长期 10 审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书 长期 11 被审计单位关于执行审计结论和决定情况的

报告 长期 12 罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、

冻结银行存款、封存帐册等文书及回执 长期 13 被审计单位对审计结论和决定的复审申请，

对审计（含复审）结论和决定的申诉材料，

有关人员对审计（复审）结论和决定的申诉材料 长期 14 有关审计项目的情况报告、通报 长期 15 审计调查报告及有关文件材料 长期 16 各种调查取证材料 长期 17 移交处理意见书 长期 18 项目审计计划或审计方案，有关本项目计划

安排的意见、请示、报告、批复和其它有关材料 长期 19 其它需要归档的材料

WS14 安全、保卫

序号 归档范围 保管期限 1 上级有关安全保卫工作的文件 长期 2 公司安全保卫工作方面的规章制度 长期 3 公司安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、

统计、报表、简报 长期 4 有关安全、防火方面的材料 长期 5 安全方面工作统计年报及重要报表 长期 6 其它需要归档的材料

WS15 后 勤

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关后勤工作的文件 长期 2 公费医疗、保健工作的规定、通知等材料 长期 3 计划生育工作材料 短期 4

5

6

7

8

房屋管理、调配使用、转移等规定 后勤作中形成的文件材料 采购工作中形成的文件材料 车辆管理台帐等相关材料 其它需要归档的材料 长期 长期 长期 长期