浅谈高校教学秘书工作的作用及素质要求

浅谈高校教学秘书工作的作用及素质要求

第28卷　第122期气象教育与科技2006年　总第75期

浅谈高校教学秘书工作的作用及素质要求

李碧兰

(南京信息工程大学大气科学系,江苏南京　210044)

为全面贯彻党的教育方针,适应高等教育新形势、新任务的要求,全国高校都在不断深化教学改革,实施高等学校教学质量与教学改革工程,努力提高教学质量。在这场改革中,高校教学秘书工作与学校教学改革、教学管理等工作紧密相关,它既是教学管理的具体执行者、各项教学活动的组织者,又是教务处与院(系)之间、教师之间、[122]纽带,同时还是院(系)领导的参谋和助手,、有关教学文档的收集、整理和归档保管、级教学秘书岗位上工作多年,结合工作实践,识。

1　(1)教学秘书要协助院(系)领导做好日常教学管理,充分发挥“上令下达”作用,将教务处、主管领导的有关要求和规定,及时准确地传达给相关教师和学生,使教学活动有章可循、规范有

[3]序。例如,教务处下发新的关于本科生毕业论文(设计)的规定与要求,教学秘书在接到文件后,应立即将该文件内容以e2mail的形式发给各位指导教师并打电话通知他们注意查看新的规定和要求,避免出现学生因毕业论文不符合规定而影响正常答辩和毕业就业,还要做好“下情上传”,将师生提出的问题和意见要求汇总归纳,及时反映给主管领导,以便采取相应的措施和对策,解决师生的实际问题。教学秘书同时也要做好师生之间的沟通联系,通过教学信息员的信息反馈和召开学生座谈会,将学生反映教师讲课进度过快或习题讲解不够仔细等具体问题及时反馈给任课教师,以便于任课教师改进教学手段、完善教学方法、提高教学效果、保证教学质量。

(2)组织协调作用

教学秘书的协调工作内容主要有:1)对各类考试监考教师的安排协调;2)教师因病、因事等调课协调;3)学校与院(系)之间教学活动的安排与协调,如每学期成人教育学院有一些外省、市的函授课程,教学秘书要联系并安排相应课程的任课教师,既要保证完成函授课程的教学任务,又要确保普通本(专)科正常的教学任务不受影响;4)学生课程实习和毕业生产实习的安排协调、毕业论文相关工作的安排协调,如在安排本科生毕业论文指导教师时,既要考虑系里各位教师的职称情况、也要顾及到各位教师的年龄情况、科研情况、职务情况等。 42

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(3)检查监督作用教学秘书是链接师生的纽带,要经常深入课堂了解“教”与“学”两方面的情况,检查监督教学环节的落实情况,配合院(系)领导关注本院(系)各专业的课程教学质量,检查教师教学进度表的实施情况;协助院(系)领导召开有关学生座谈会,了解学生学习中的问题及意见,及时向院(系)领导汇报说明;协助院(系)领导做好期中、期末教学检查及有关总结工作,以便对发现的问题能及时处理,保证教学质量和提高教学效果,如在教学过程中发现个别教师不按既定的教学进度表授课或上课马虎应付授课质量较差,应及时汇报给分管教学主任,以便系领导准确掌握并采取必要的措施,确保教学工作正常有序运行。

2　高校评估工作中教学秘书应发挥的作用

普通高等学校本科教学工作水平评估是以《中华人民共和国高等教育法》为依据,坚持“以评促改,以评促建,以评促管、评建结合,重在建设”的原则,通过对高等学校教学工作水平评估,进一步加强国家对高等学校教学工作的宏观管理与指导,促使各级教育主管部门重视和支持高等学校的教学工作,促进学校自觉地按照教育规律治学,不断明确办学指导思想、改善办学条件、加强教学基本建设、强化教学管理、深化教学改革、。

《普通高等学校本科教学工作水平评估方案()》个特色项目共8个;二级指标19个,其中11;;教学经费;专业;课程;质量控制;;;;思想道德修养);。

,至2005年11。在为期两年的本科教学工作水平评估中,笔者体会到,评估工作不但是对学校教学工作的全面检验,更是对教学管理人员的考验。只有按照评估指标体系的要求扎实做好工作,才能使高校每项工作规范化。

普通高等学校本科教学工作水平评估中有一项重要内容,就是检查和审阅各单位的教学文档材料。这些材料主要包括学籍管理材料(如学籍申报表)、教学业务材料(如教师编著的教材、讲义、讲稿)、考试管理材料(如各门课程的期中、期末试卷、补考试卷、试卷分析)和实践教学材料(如毕业论文或设计)等教学文档。其中试卷要求有A、B卷及其标准答案、评分标准、平时成绩登记簿、教学情况表和试卷分析等,而试卷分析要求任课教师写出试卷中包含知识点比例、学生成绩构成说明和分布情况、试卷的改进意见等,教学秘书在收集试卷材料时就要注意检查材料是否规范、齐全。

本科教学工作水平评估还有一项要求是对近几年本科毕业论文进行归档保存,不能缺失,这就要求教学秘书要把每一年的本科生毕业论文及相关材料(如论文任务书、指导教师意见表、评阅教师意见表和答辩记录等)搜集完整并妥善保管,避免因为教学文档材料搜集不齐、质量不高而影响评估指标的打分,因此需要深刻理解和把握教学过程的每一环节,把基础工作做实、做细、做全,才能在本科教学工作水平评估等这样重大的教学评估、检查中把握主动,在不影响正常教学秩序的情况下完成各项任务。

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3　合格的高校教学秘书应具备的素质

(1)良好的思想素质教学秘书的工作特点,要求教学秘书具有良好的思想素质。它包含高尚的政治觉悟、良好

[2,425]的职业道德修养和吃苦耐劳、任劳任怨精神等。因为教学秘书是高校教学管理工作中最

基层的管理人员,整天默默无闻地从事着繁琐而复杂的基层管理工作,如负责选修课程的报名登记、统计预定新学期的教材数目等具体事务。有人认为这是一项琐碎而又无足轻重的简单劳动,教学秘书就是“勤杂工”,整天做些“跑腿儿”的事。此外,教学秘书在领导与领导、领导与教师、教师与学生之间工作,难免会碰到各种各样的困难和麻烦,有时甚至会被人误解,这些都需要教学秘书在处理具体事务过程中,修炼一颗平常心,需要任劳任怨、无私奉献精神。

(2)强烈的责任意识

教学秘书在高校教学管理中起着承上启下、上联下达的中介、枢纽作用,必须具有强烈的责任意识,对任何一项工作都要认真负责。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响高校教学活动的顺利进行,如教材的征订、学生补考、重修的报名登记等都非常具体、非常细致和繁杂,稍有不慎,便可能有教学事故发生。强烈的责任意识才能贯彻准确性原则,因此,(3)优质的服务意识

教学秘书是链接院(系),。教学秘书所处的地。,高校教学,牢固树立“替师生着想,为教学服务”的思。在工作中,坚持“以人为本”的理念,深刻认识本职岗位的服务性、辅助性、从属性,在教学服务中以教师为本,以学生为本,强化教学中教师的主导作用和学生的主体作用,围绕教学中心工作,强化服务意识,培养服务素质,提高服务质量,全面地服务教学、服务教师、服务学生,为师生提供优良的、具有人情味的周到服务。

(4)良好的业务水平

教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识,同时要熟悉自己服务对象的专业知识。如本院(系)各专业的培养目标,本院(系)教学计划的内容和特点、各专业的主要课程内容和课程体系设置的原则等。只有在了解服务对象相关的专业知识后,才能做好本职工作。目前高校教学管理工作基本上实现办公自动化与现代化,如学生成绩的输入采用教务管理系统,改变了过去教学秘书的手写誊抄,教务处新学期教学任务的通知安排等工作一般也是通过网络邮件等形式传达,而且各项院(系)有关教学文档整理、归档也通常利用office等现代办公软件来处理完成。这就要求高校教务秘书应当熟练运用Word、Excel、数据库、教务管理系统等(管理)软件,快速准确地处理教学管理事务,为广大师生提供快捷优质的服务,实现管理手段的现代化。

4　结　语

在高校教学管理工作中,高校教学秘书工作的质量和效率,一度程度上影响到高校教学工作的正常运行。在实际工作过程中,教学秘书要本着“向管理要质量”、“向管理要效益”的理 44

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念,扎实有效地做好本职工作,牢固树立“

以人为本”

思想,

不断强化服务意识,提高服务本领,为深化高校教育改革尽心尽职尽责。

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