第四章 经济数据管理

第四章 经济数据管理数据库技术在信息系统中得到了广泛应用，各行各业都 需要使用数据库，在Excel中，可以用数据清单代替数据库来 管理数据。它虽不是专用的数据库软件，但同样能够编辑记 录，进行数据的排序、筛选和分类汇总。数据透视表也是管 理数据的一种方法。利用数据透视表，可以重新组织数据清 单中的大量数据，按照—定的要求进行分类汇总，从中找出 规律，使数据表格更易于理解，并能通过绘制数据透视图形 象地显示数据。本章将分别讲述这两项工具的使用。

4.1.1 建立数据清单 Excel将工作表中一系列连续单元格的数据集合组成一个 数据清单。数据清单实际上也是一个工作表，但有不同于一 般工作表的特点。 建立数据清单必须符合以下要求。 1、在—个工作表上只建立一个数据清单。因为数据清单的 排序、筛选等功能一次只能在—个工作表的一个数据清单 中使用。 2、在工作表上如果还有其他数字，至少要用一个空行和一 个空列与数据清单隔开，以利于数据清单各项功能的操作。

3、在数据清单中不要放置空行或空列，关键数据不要放在 数据清单的两侧。 4、本数据清单的第一行设置列标志(字段名),用以查找和组 织数据，并创建报告。 5、在列标志与各行记录之间要用边框直线分开(不能用点划 线),标志所用字体、对齐方式等应与各行记录有所区别。 6、同一列中各行数据的性质和格式类型应当相同，在单元 格的开始处(数据清单的左上角)不要有多余的空格。

4.1.2 用记录单添加、查找、修改和删除记录 将“单据号”分3段：前4位是11月22日，中间2位是4 号 收银员，后4位是售出商品的顺序号。“类别”栏前2位是商 品 大类，01是粮油副食，02是日用百货。后2位是商品中类， 其中，0101是调料，0102是米面，0103是熟食，0104是 小食品，0106是酒水，0107是营养品，0108是干货， 0110是鱼肉菜，0201是化妆品，0202是保沽品。 在此数据清单上可进行以下几项操作。 1、添加记录 选择“数据”菜单中的“记录单”选项，单击其中的 “新建”按 钮，字段名后面的框变成空白，可输入新记录的各项数据(按

Tab键可移至下一字段继续输入，按Shift+Tab键可返回上一 字段)。输入完毕，回车确认，新添的记录即自动接续在数据 清单的下面，并显示出下一个空白记录单。如果单击“关闭” 按钮，则在添加新记录的同时可关闭记录单。在关闭记录单 之前，如要撤销新记录，可单击对话框右侧的“还原”按钮， 字段后面的框又变成空白。 2、查找记录 使用记录单中“条件”按钮。在其中设置一个或多个搜 索 条件。还可以将通配符

或比较运算符列入搜索条件。例如， 在“姓名”字段后面的框中输入“张?”或“张*”,即可找出 一个或 多个张姓人名的记录。在“工资”字段后而的框中输入 “<1000”

如需重新设置搜索条件，可先单击“清除”按钮(此时“删除” 按 钮变为“清除”),再行设置。如要退出搜索，可单击“记录 单” 按钮，即返回原来的记录单。 3、修改记录 按上述方法找到要修改的记录后.可直接修改各字段后 面框中的数据。修改完毕，回车确认，将更新记录，并移至 下一记录。如果单击“关闭”按钮，在更新记录的同时司关 闭 记录单。 4、删除记录 4.1.3 隐藏和显示字段

4.1.3.1 隐藏/显示字段 使用菜单中“数据/组及分级显示/组合”命令。 4.1.3.2 清除隐藏选择 使用菜单中“数据/组及分级显示/清除分级显示”命令。 4.1.3.3 隐藏行 4.1.3.4 隐藏行和列 4.1.4 数据排序 对数据清单中的数据进行排序，可以更清楚地看出这些 数据的内涵。 “升序”排列是将表中记录按一个或几个字段以从小到 大 的顺序排列表中记录的一种方法。

这种排列用于数字是完全按其大小来排列，用于字符则 是按字母顺序来排序(由A~Z),用于汉字(或全角字符)则按 其国标码来排序的。 “降序”排列则与“升序”排列相反，是将表中记录按 一个或 几个字段以从大到小的)顺序排列。 4.1.4.2汉字排序 系统默认的英文排序顺序是按字母的升序(即A-Z)排序。 系统默认的汉字排序顺序是按汉字的拼音字母的升序(即 “递 增”)排序。可以按汉字笔画排序排列数据顺序。 4.1.4.3按行排序 4.1.4.4多关键宇排序

用菜单命令操作还需注意，在“排序”对话框的“当前 数据 清单”项下列有“有标题行”和“没有标题行”两个选项。 如果选 定的排序对象包括字段名称，可选择“有标题行”,在关键 字 框中将列出各字段的名称：如果选定的排序对象不包括字段 名称，应选择“没有标题行”,在关键字框中将列出字段的 行 列号。 4.1.5 筛选数据 为了进—步考察数据清单中的数据，还可以利用Excel的 筛选功能，将符合要求的数据集中在一起，不符合要求的数 据隐藏起来。使用筛选功能，可先单击数据清单中任—单元

4.1.5.1 自动筛选 使用“数据/筛选/自动筛选”命令 4.1.5.2 高级筛选 自动筛选只能适应比较简单的要求，如果需要指定的条 件较多，就必须使用高级筛选。 在使用高级筛选之前，需先设置指定的条件区域，通常 是将条件区域放在数据清单的下边(可以不改动数据清单的位 置),至少要用一个空行隔开。还要注意将数据清单中各字段 数据的小数位数调整一致，否则将不能操作。

4.2 经

济数据分类汇总与合并计算 4.2.1 分类汇总 为使数据清单的内容更加清晰，可利用Excel的“分类 汇 总”功能将数据归类，进行“求和”、“均值”等计算，并 将计算 结果分级显不出来，以便于对数据进行分析。 要进行分类汇总，首先需对数据清单中的数据进行排 序。经排序后，可单击数据清单中任一单元格，在“数据” 菜 单中选择“分类汇总”命令。 4.2.2 合并计算 在经济活动中如果最需要将全年的销售数据汇总。要将 多个工作表中的数据合并汇总，需要使用Excel的合并计算命 令。

4.2.2.1 按位置合并 建立数据关联关系时，合并结果单元格中存放的是计算 公式；没有建立数据关联关系时，合并结果单元格中存放的 是计算结果数值。 4.2.2.2 按分类合并

4.3 使用数据库函数 要处理数据清单中的数据可使用数据库函数。Excel提 供的数据库函数共有13个，都冠以D字头，故又称D函数。 其中除DGET外，其余12个都与相应的统计函数功能一致， 不同的是必须指定一个“条件区域”。这些函数都使用3个 相同 的参数：一个是Database,指数据清单所在的单元格区域； 另一个是Field,指函数所使用的数据清单的列标志，可以用 带双引号的列标题(字段名),也可以用代表该列在数据清单 中位置的数字：第3个是Criteria,指数据清单中包含指定条 件的单元格区域。

1、DAVERAGE 用途：返回数据库或数据清单中满足指定条件的列中数值的 平均值。 语法：DAVERAGE(database,field,criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field指 定函数所使用的数据列。Criteria为一组包含给定条件 的单元格区域。 2、DCOUNT 用途：返回数据库或数据清单的指定字段中，满足给定条件 并且包含数字的单元格数目。 语法：DCOUNT(database,field,criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field 指 定函数所使用的数据列。Criteria为一组包含给定条件 的单元格区域。

3、DCOUNTA 用途：返回数据库或数据清单指定字段中满足给定条件的非 空单元格数目。 语法：DCOUNTA(database,field,criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field 指 定函数所使用的数据列。Criteria为一组包含给定条件 的单元格区域。 4、DGET 用途：从数据清单或数据库中提取符合指定条件的单个值。 语法：DGET(database,field,criteria) 参数：Database 构成列表或数据库的单元格区域。Field 指 定函数所使用的数据列。Criteria为一组包含给定条件 的单元格区域。