电大办公室管理考试资料(案例分析题)(6)

(3).小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？

(4).秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应,引见给领导吗？

答：(1).小胡回到办公室应马上马小姐联系，遵守诺言。(2).正确。接待技巧符合文员要求。(3).文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；即使不能引见给上司，同样应礼貌待人。这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。(4).不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；为上司挡驾是为了减轻上司的负担。

5、波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐

(1).假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

(2).假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？

(3).从这件事中你得到了什么教训？

答：(1).请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2).如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办? (3).马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；(4).得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 ? (5).联系新的租赁公司加急送一台放映机〈或原租赁公司再送←台 )；(6).召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；(7).租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等；(8).不能仅凭电话联系，应实地查看；(9).重要设备应考虑备用〈或两套方案〉

6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”

答：(1).主人和客人之间，应该主人先伸手；(2).在替客人拿行李前应征求同意 "我替你拿可以吗?"；(3).哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；(4).司机开车，汽车的位次礼仪是"右为上，左为下；后为上，前为下；(5).客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；(6).客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；(7).应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

7．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用。

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。

答：(1).不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；(2).接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3).对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4).应热情，不能对来访者冷嘲热讽；(5).对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6).应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

9、某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。

答：(1).河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2).把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3).12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4).在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5).发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6).没有订购的东西不能签收；(7).在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好；