电大办公室管理考试资料(案例分析题)(9)

14、日本一公司人员将来宏远公司考察，有意与宏远公司在技术领域进行合作。秘书高叶正在向总经理汇报工作。高叶：“这次日方安排了一个副总带队。”

答：分析：这里涉及的主要内容是外宾接待。外宾接待一般程序如下：接受任务－→了解来宾－→制订计划－→预订食宿－→欢迎来宾－→商议日程－→礼节性拜访－→宴请－→正式会谈－→签订协议书－→陪同参观游览－→互赠礼品－→欢送来宾－→接待小结。 “了解来宾”是了解日本的礼仪，其特点主要有：见面礼仪（鞠躬），用餐礼仪（无酒不成席），馈赠礼仪（喜文房四宝、名人字画、工艺品，包装不能草率，避偶就奇，忌9、梳子，菊花是王室专用花卉），互访礼仪（地位高、年龄大、英语好）。

根据以上知识要点，结合情景录像，我们可以对秘高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：

(1).高叶服装穿着得体，正确；(2).桌面摆放整齐，办公室采光充足，办公环境好，正确；(3).电话放在左手边，便于接听和作记录，正确；(4).接待计划在确定之前请领导作决定，正确；(5). 高叶建议让刘副总（女）出面接待日本客人，错误；(6).高叶建议让英语好的人出面接待日本客人，正确；(7).对领导的指示能当场作好记录，正确；(8).对领导布置的任务及时落实，正确；(9).适时督促指导下属的工作，正确；(10).熟悉日本的见面礼是“鞠躬礼”，正确；(11).提醒同事做好信息的保密工作，正确；(12).当传真机坏了时，能及时改用E-mail发送信息，正确；(13).按照日本人的礼仪来决定送什么花，正确；(14).按照日本“无酒不成席”的风俗来布置接待工作，正确；(15).告诉钟苗不能给日本客人送牛角梳而改送景泰蓝，正确；(16).告诉钟苗给日本客人送礼的包装要精致，正确；(17).要钟苗给带队的日本副总送一份文房四宝，正确；(18)提醒钟苗给日本副总送礼时，要在私下进行，正确。

15、皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样。问题：(1).罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？(2).秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？(3).企业的机密有哪些？

(4).秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？

答：(1).李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这笔生意；(2).即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德；(3).企业的机密包括公司的生产流程，工艺技术，组织人事，资金运作，客户资料，流通渠道等.上司正在考虑，讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私，疾病和公司内发生的事故，人事争端，内部失窃，经济纠纷等；⑷.应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。

16、宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印摆放有序。高叶着便装坐在办公室前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。

答：(1).将电脑和打印机等用电设备摆放在一起，便于电源接线和管理，(对)；(2).办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，未加整理，身后的椅子上也摆放着一堆文件，错；(3).电话铃响三声内接听，用语规范，(对)；

(4).一般接电话，一边记录重要信息，(对)；(5).对总经理布置的工作能马上落实，对；(6).能迅速确定会议议程、时间、地点、与会人员，(对)；(7).能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；(8).提前进入会场检查并调试设备，(对)；(9).能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，(对)；(10).能在会议中安排钟秘书做好会议记录，(对)；(11).准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥作用，(错)；(12).能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人，分工明确，(对)。