新闻发布会的企业运作(3)

新闻发布会涉及到的事情大同小异,这是一个典型的“易懂难精”的领域。同时,新闻发布会也是一个系统工程,下面以时间为主线进行剖析： 首先,企业的每次市场行为都是带有一定目的性,是否达到既定目的,是评估活动效果的主要指标。因此,我们首要的是明确新闻发布会所要达成的目标,以此确定发布会的类型、规格、方向和基本风格等。 业内有关研究人士指出,要使这样的团队成为一个高效、团结、战斗力强的组织,必须

1、新闻通稿：篇幅较长，内容充实，一般是详细介绍本次活动的市场背景、活动的深度分析，重点报道企业形象等，可以从不同角度提供尽量多的素材（注意，由于现在的记者越来越懂得享受，新闻通稿最好还同时提供电子文档）。

2、 背景材料。

3、 图片资料。

4、 重要发言。比如，老总的发言，技术、营销分管领导的发言稿等等。

5、 公司宣传册（如果不是第一次开新闻发布会，可以免了）。

五、Choose—“选择”发布时间

发布时间的选择在新闻策划中相对定性一点，因为每一次新闻发布会总是要配以相应的市场行动，特别新品上市的新闻策划，不会为新闻发布会而影响其营销策略的进程。但是我们在这些限制中也可以寻找一些合适的时机，如选择人们容易记起的日子：节日、国际宣传日或者是企业的特殊日子，如厂庆等。但要注意的是，发布会要避开重大的事件、会议或忌日，如笔者策划的另一场“六月革命”新闻发布会中，因没有考虑到“6*4风波”的历史忌日，导致媒体文章发不出来，到了编辑手里就砍了。此外，由于记者的职业习惯，一般都是晚睡晚起，故企业的新闻发布会不宜在上午10：00前召开，否则，很难聚齐所邀请的媒体。

说到时间问题，这里还涉及到整个会议的议程时间安排。从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践证明，15分钟到20分钟之间比较合适。

六、Place—“地点”布置

地点的布置可以分为地点的选择和现场的布置两部分。

新闻发布会一般都选择在酒店召开，这里就涉及到一个品位与风格的问题。依据企业的实力和新闻发布会的内容选择发布会的档次，也就是说，在不同星级标准的酒店体现出一个企业的实力情况和发布会的内容。此外，依据发布会的内容、类型、规模及企业所在的行业特性，选择不同风格的酒店。如在“十月革命”新闻发布会中，在广东地区我们选择总部，在北京选择四星级的酒店，在重庆选择的是准三星级的宾馆等。

至于现场布景，一般包括：①会议室布置：主题背景板的设计与布景、主席台的设置和大小、投影设备和电源、麦克风的准备（如果是小型会议的话，尽可能每人一部）、茶水与果点、纸巾、现场服务员的到位、签到薄与笔等物品的准备；同时考虑实际情况进行现场气氛装饰，如笔者在重庆开“十月革命”新闻发布会时，由于某种原因不得不订一个大的会议厅，现场很大，已超过预定的规模。如何使会议厅看起来不会空荡，便成为我们现场布置时重点考虑的问题，后来，我们用气球、花、宣传架画和一些塑料的大树进行填充式的布景，取得良好效果。②室外布景：这是营造一个热烈气氛的先导，我们可以在酒店外围设置一些横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，但是各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。③迎宾指引布置：有些酒店经常会是很多企业同时召开相关会议，因此迎宾指引就呈现出一个企业的人性化服务，一般而言，在门口都应该有迎宾小姐，或者是设立一个迎宾台。不然的话，就在大堂门口树立企业新闻发布会在此召开的信息立牌，并注明在哪一楼、哪一会议厅，而且在电梯口、拐弯处也应设立相关的指示牌，如“XX集团十月革命新闻发布会由此进”等指示语。

现场布置一个很重要的方面就是席位摆放的问题。一般是主席台加下面的课桌式摆放，也有的发布会是圆桌摆放式的（中小型发布会采用这种方式更佳）。如在“十月革命”时，我们就一律采用圆桌式摆放，这样可以拉近与记者的心理距离。此外，注意席位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席，以备不时之需。

七、Control—“控制”现场气氛

其实，前面的准备工作在可控性方面都相对较高，真正难以控制的就是现场的气氛。当一个会议进行时，不可能停下来给时间你去冷静思考或者是重头再来，很多企业或者是新闻策划者都容易在这里栽跟头。