公文处理实施细则摘要

党办…2005‟14号

签发人:

关于印发《（集团）公司

党政公文处理实施细则》的通知

公司各单位：

公文是公司机关按照特定的体式，经过一定处理程序制成，在特定范围中使用的书面文字材料，是各职能管理部门发布政令、传达工作意图、联系公务、记载工作活动和传递信息的一种工具。公文质量的高低，直接影响到党和国家方针、政策的贯彻执行，影响公司决策的执行和政令的畅通，影响企业的工作效率。

鉴于《中国共产党机关公文处理条例》中办发…1996‟14号、《国家行政机关公文处理办法》国发…2000‟23号文件及自治区、党政机关在公文种类、公文格式、行文规则、公文版面和幅面等方面作了较大调整这一情况，结合公司公文多年来的运行情况和公文办公自动化的实际，办公厅重新修订了公司公文处理的相关规定，形成了《（集团）公司党政公文处理实施细则》，现印发给

你们，请结合实际，认真遵照执行。

附件：1、（集团）公司党政公文处理实施细则

2、（集团）公司党政公文主题词表及使用说明

3、（集团）公司党政公文模板

中共集团)公司委员会办公厅

（集团）公司办公厅

2005年9月19日

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附件1：

（集团）公司党政公文处理实施细则

第一章总则

第一条为使公司党政公文处理工作标准化、制度化，根据《中国共产党机关公文处理条例》中办发…1996‟14号和《国家行政机关公文处理办法》国发…2000‟23号文件及自治区、包头市党政机关相关规定，结合公司党政公文运转的实际，制定本细则。

第二条公文是公司机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和政府的方针、政策，发布规章，布臵、商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条办公厅是（集团）公司党政公文处理的管理机构，主管并指导公司的党政公文处理工作。本细则中的公文指党政纸质公文、电子公文。

第五条各单位办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工

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作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极、作风严谨、遵守纪律、恪尽职守。

第六条各单位、各部门负责人对本单位、本部门的公文负有领导责任，并对重要公文的草拟、处理负责审核、把关。

第二章公文种类

第七条公司党政常用的公文种类主要有：

（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。除《公司法》规定的股东会、董事会、监事会可下发决议外，一般用于党内公文。

（二）决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位、人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。党政公文通用。

（三）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。党政公文通用。

（四）通知用于发布规章、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。党政公文通用。

（五）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。党政公文通用。

（六）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建—4 —

议，答复上级机关的询问。党政公文通用。

（七）请示用于向上级机关请求指示、批准。党政公文通用。

（八）批复用于答复下级机关的请示事项。党政公文通用。

（九）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。适用于党内公文。

（十）条例用于党的组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十一）函用于同级机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。党政公文通用。

（十二）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。党政公文通用。

（十三）通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。适用于行政公文。

（十四）公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于行政公文。

（十五）公报用于公开发布重要决定或者重大事件。适用于党内公文。

第三章公文格式

第八条公司党政公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、

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成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。

（一）版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。蒙汉文并用，蒙文居汉文上方。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（二）份号公文印制份数的顺序号，用阿拉伯数码标注于公文首页左上角。适用于纸质秘密公文。

（三）密级公文的秘密等级，按照密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，用3号黑体字，两字之间空全角1字。党内公文标注于份号下方，行政公文标注于版心右上角第1行。按照保密公文的相关规定，带密级的公文仍按纸质流程流转。

（四）紧急程度对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当依紧急程度分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标识在版心右上角。如果行政公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级标识在版心右上角第1行。

（五）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号位于发文机关标识下空1行，用小3号仿宋体居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用中文六角括号“…‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

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（六）签发人除便函外，党政正式文件应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。签发人用小3号仿宋体字，签发人后标全角冒号；冒号后用小3号楷体字标识签发人姓名，签发人姓名居右空全角1字。

（七）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方红色反线下空2行居中位臵。标题用20磅华文中宋体字加粗分一行或多行居中排布。标题中两个单位并列时用空格分开，多个单位并列时用顿号分隔。转发上级机关通知确需予以补充通知时，标题可直接写“转发××机关《关于××问题的通知》”，“转发”前不再加“关于”，“通知”后不再加“的通知”；转发多个部门的意见时，标题可用“转发×××等×部门关于×××的意见”。

（八）主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印。主送机关名称用小3号仿宋体字标识，主送机关名称后标全角冒号。主送机关同时为上级党委、政府时，视情况写为“××党委、政府”或“××政府并报××党委”。

（九）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关名称下一行，一般每页排22行，每行28个字（正文段落行距设臵为固定值29磅，字体间距设臵为加宽0.3磅）。如果文件带有附件，正文用小3号楷体字；如果文件不带有附件，正文用小3号仿宋体字。正文中的一级标题、二级标题分别用小3号黑体字、

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小3号楷体字加粗。

（十）附件公文附件臵于主件之后，与主件装订在一起。党内公文附件名称应注于正文之后、发文机关署名之前；行政公文附件应注于正文之后，成文时间之前。附件在正文下空1行，左空全角2字用小3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件序号用阿拉伯数码，附件名称不加标点符号。如果文件只有一个附件，正文末不需再标注“附件”及附件标题，附件中也不需标注“附件”；如果文件有2个及2个以上附件，正文末尾需标注“附件”及附件标题，附件中也需标出“附件”及序号，后标全角冒号。附件标题上空一行。附件内容除转发文件按原文件字体、字号外，用小3号仿宋体字；附件标题、附件内容的一级标题、二级标题的字体、字号同正文各级标题的字体、字号相同。附件中表格可根据内容缩小字体，字体为仿宋体字。版面文字从左至右横写、横排，表格可视情况灵活掌握。

（十一）发文机关署名应当用全称，与印章名称相符，字体、字号和正文的字体、字号相同，上空1行（也可根据版面灵活掌握），居右排，右边与版心空全角2字。党内公文署全称，行政公文除会议纪要外，不署名；党政联合发文均署全称，党的机关名称在上，发文机关名称上下排列，长度相同，左右对齐。

（十二）成文日期一般署会议通过或者领导签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特别情况署印发日期。行政公文成文日期右空全角4字，用汉字标识，“零”写为汉—8 —

字“○”，不能用阿拉伯数码“0”和英文字母“O”代替；党内公文成文日期标注于发文机关署名长度居中位臵，用阿拉伯数码标识。党内决议、决定、条例、规定等不注明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位臵。

（十三）印章会议纪要不盖章。党内公文印制有特定版头的普发性公文不盖印章，上报需加盖印章；行政公文除会议纪要外，需加盖印章；党政联合发文落发文机关，不盖章，上报需加盖印章。印章盖在成文时间上，“骑年跨月”，端正清晰。

（十四）主题词除便函外，公文都应按上级机关的要求和《包钢（集团）公司党政公文主题词表及使用说明》标注主题词，位于成文日期之下版记最上方。“主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号华文中宋体字加粗标识；词目之间空全角1字。

（十五）抄送机关指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称位于主题词的下一行，左右各空全角1字，用小3号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（十六）制发机关和制发日期制发机关位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），用小3号仿宋体字标识，与制发日期占1行位臵；制发机关左空全角1字，制发时间右空全角1字。制发时间以公文成文的最后日期为准，用阿拉伯数码标识。

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（十七）印制版记位于正文最后一页，印制版记下方用小3号宋体字标注打字、校对及人员姓名（格式同制发机关和制发日期），版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（十八）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右齐放一条4号一字线。单页码居右空全角1字，双页码居左空全角1字。

第九条公文汉字从左至右横排，公文用纸幅面规格采用A4型纸（210mm×297mm），页面设臵中的页边距设臵为上空37mm、下空34mm、左空28mm、右空26mm（版心尺寸为156mm×226mm），页面设臵中的页脚距边界设臵为27mm。公文采用左侧装订。

第十条公文版头形式由办公厅按照公文版头制作要求承制、管理。公司级公文版头一律由办公厅承制，公司所属各单位党政公文版头由本单位办公室承制，样式及使用办法参照公司党政公文版头执行。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文坚决不发，公文内容相近、相关联的一定要合并发，可长可短的公文一定要短。除特殊情况外，领导讲话、专题活动通知、表彰奖励决定不再以公司文件下发。

第十二条行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。—10 —

（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如还需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（三）公司党、政各职能部门在各自职权范围内可以向各二级单位党、政行文。办公厅根据公司党委、行政授权，可以向公司所属各单位党、政行文；公司党、政各职能部门不得对各二级单位党政发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。各职能部门内设机构不得向下行文。

（四）同级党、政机关可以联合行文。

（五）不相隶属机关之间一般用函行文。

（六）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。

（七）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应在非请示性公文中夹带请示事项。“报告”中不得夹带请示事项。

请示事项涉及主管部门或其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，并附上主管部门或其他业务部门的意见；经过协商未能取得一致意见时，也应当在请示中写明。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

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向上级党委、政府报送请示、报告件份数，自治区党委分别为3份、10份；自治区政府、包头市委均为5份；包头市政府分别为3份、5份。

（八）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的办公部门可退回呈报单位。

第五章发文办理

第十三条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、分发等程序。

第十四条草拟公文应当做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，上级机关的指示及企业内部的有关要求。完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）情况确实，观点明确，内容充实，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）人名、地名、时间、数字、引文、行文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。计量单位应使用国家法定计量单位。

（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

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（六）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除行政公文成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第十六条公文文稿送领导审批前，应当由办公厅（室）专职或兼职核稿人员进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。

第十七条以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。联合发文，须经所有联署单位的领导人会签。

第十八条公文形成正式电子公文或印制前，办公部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

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第十九条公文形成正式电子公文或印制前，应当由拟稿人进行校对后方可成文、印制；公文用印由专兼职印信人员负责。成文、印制公文确保准确、及时、规范、安全。公文分发由收发人员按纸质公文或电子公文不同流程进行分发。

第六章收文办理

第二十条收文办理指对公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收、审核、登记文秘人员收到上级机关的纸质公文或电子公文后要在发文单上签字。收到下级机关上报的需要办理的公文，办公部门应当进行审核、登记。审核重点是：是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范，对不符合本细则规定的公文，可退回呈报单位限期办理并说明理由；登记要按公文的特征和办理情况逐项进行记载。

（二）拟办、批办办公部门对需要办理的公文送办公厅（室）领导批示，办公厅（室）领导根据授权或有关规定将要办理公文注请主管领导批示或主管部门办理，需两个以上部门办理的应明确主办部门。紧急公文，应明确办理时限。

（三）分发、传阅文秘人员根据办公厅（室）领导批示，按程序将公文分送有关领导、部门阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传或延误。

（四）承办承办部门对需要办理的公文进行办理。凡属承—14 —

办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办单位应主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。

（五）催办文秘部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。

第七章公文立卷归档

第二十一条公文办理完毕后，各单位办公室文书应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，将纸质公文的原始文稿、正本及有关材料收集齐全，分类按件归档；电子公文以纸质版和电子版两个版本一起归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十二条联合办理的纸质公文，原件由主办机关按件归档，联办机关保存复制件。

第二十三条拟制、修改和签批纸质公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第二十四条公文由各级办公部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

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第二十五条各级办公部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第二十六条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第二十七条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十八条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十九条带有密级的党政公文的印发、传达、复制、清退、销毁等管理，必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规、规定，确保国家秘密、商业秘密、科技秘密的安全。凡泄露或出卖党和国家秘密、商业秘密、科技秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。

第三十条电子公文是能被计算机处理、拷贝、存贮和现代数据通信技术传送的文书，和纸质公文具有相同的效力。

（一）电子公文的公文要素、公文格式、发文办理、收文办理等与纸质公文基本相同，电子公文处理流程仍按纸质公文处理流程运行。

（二）各单位必须高度重视网上电子公文的办理。电子公文—16 —