电子文件归档与管理规范

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

镇江市电子文件归档与管理规范
　1总则

　　1.1为了加强对全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合镇江市实际，特制定本规范。

　　1.2本规范适用于镇江市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。

　　1.3本规范所称的电子文件是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。

　　1.4归档电子文件应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文件的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

　　1.5在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文件形成部门提供必要的协助和支持。

　　1.6市及辖市区档案局负责对本区域内各单位电子文件归档与管理工作进行监督和指导。

　　2归档范围和保管期限

　　2.1 凡是反映本单位公务活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。范围可参照国家、省、市有关纸质文件归档的有关规定执行，具体包括下列类型：

　　2.1.1电子文件信息类型

　　2.1.1.1 字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。收集时应注明存储格式、文字处理工具及其版本等，文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

　　2.1.1.1.1电子定稿文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值
，应注意收集，并落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；特别重要文件的历次草稿如有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。

　　2.1.1.1.2 正式电子文件：将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件号注明，并注意重点