电子文件归档与管理规范(2)

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

收集。

　　2.1.1.2 图像文件：指用扫描仪、数码照相机等数字电子设备获得的静态图像文件。如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

　　2.1.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备依赖性、易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

　　2.1.1.4影像文件：指用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩方法和软件。

　　2.1.1.5声音文件：指用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

　　2.1.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包括上述两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

　　2.1.1.7数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

　　2.1.1.8计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。

　　2.1.2电子文件环境类型

　　2.1.2.1计算机程序：指计算机使用的商用或在某一软件平台上自主开发的系统软件和应用软件以及软件的版本等。

　　2.1.2.2数据文件：指用计算机软、硬系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。

　　2.1.3电子文件载体类型

　　主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

　　2.2归档电子文件的保管期限参照国家、省、市关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。

　　3归档的时间和要求

　　3.1电子文件的归档可分两步进行，逻辑归档应实时进行，物理归档应按照纸质文件的归档要求定期完成。

　　3.1.1电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行的，将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

　　3.1.2电子文件的物理归档：指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。

　　3.2各单位的电子文件应坚持随时生成随时存储的原则。运用电子计算
机进行公文处理、行政管理，包括实行无纸化办公的单位，电子文件形成部门应随时进行逻辑归档，并将应归档的电子文件定期脱机存储到光盘或磁盘等载体上，同时应制作纸质版本与电子文件一并归档，实行双套存档；只有纸质形式的重要的归档材料也要由形成部门转换成电子文件，以便于计算机全文检索。电子文件目录、