电子文件归档与管理规范(4)

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

的电子文件，档案部门应将其退回形成部门重新制作。

　　4.2对于移交检验合格的电子文件，档案部门与形成部门办理交接手续一式两份，交接双方签字后各执一份。

　　4.3电子文件的移交与纸质文件同期进行；撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或综合档案馆移交。

　　4.4归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档的电子文件载体应按顺序直立排放，温度控制在17-20℃，相对湿度控制在35-45%。

　　4.5归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保管期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

　　4.6对磁性载体每满两年、光盘每满4年进行一次机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。同时，对磁性载体上归档的电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留的时间不少于4年。

　　5利用和销毁

　　5.1各单位要建立归档电子文件的查阅制度，并严格执行查阅审批手续。

　　5.2归档的电子文件要按照有关规定及时降密解密；各辖区档案馆应按期划控并及时向社会开放。

　　5.3归档文件提供利用必须使用拷贝件，其封存载体不应外借。未经批准任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

　　5.4采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

　　5.5对保管期满的电子文件，应按相关规定进行鉴定，按程序报批后进行销毁，同时编制销毁清
册。

　　6 统计

　　6.1档案部门应按年度对归档的电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

　　7 附则

　　7.1本规范由镇江市档案局负责解释。

　　7.2本规范未尽事宜按相关规定执行。

　　7.3本规范从公布之日起执行。