有限公司文件管理制度(10)

（1）表单的执行时间超过半年以上的，必须应有其独立的编号。

（2）新、旧表单更替时，如旧版表单仍有储备，可待旧表单使用完毕后再更新。此情况根据实际需要由表单制订部门确定。 14.1.2 文件换版时编号的更改要求

文件发布时“文件发布年份代码”是当年的年份号。在本年度文件发布时文件的“版本号”为“0”，第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。当到了第二年修订此文件时，文件的年份号为第二年的年份代码，文件版本号为“0”当文件在此年份再修订时第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。

文件使用部门，如果接收到换版文件时，需要将作废文件回交，现场不允许出现作废文件与非作废文件同时保存的现象。如果因工作需要必须保留作废文件，需要特殊说明。 14.2 文件的作废

文件废止信息可通过如下两种途径体现：

（1）可在新版文件中“文件换版说明”体现，并将废止的文件名称、编号、实施日期描述清楚；

（2）如该文件为最后一版，不再更新换版，起草部门须每年12月份统一评审并签发《文件更改（作废）单》（见附件1），将本单位所起草的废止的文件予以公布；

（3）作废的文件，应在使用场所标注（已作废的标识）。电子版文件可在文件右上方或文件名称上标注。纸版文件应在文件的右上角标注作废标识。 14.3 文件的销毁