关于高等学校学生档案管理工作的思考

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

关于高等学校学生档案管理工作的思考

（云南师范大学教育科学与管理学院 云南昆明 字强 094010265）

【摘要】本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上，探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

【关键词】高等学校；学生档案；档案管理

“学生档案是反映和评估学生中学、大学在德智体能等方面的依据，是学生入学时和在校期间学习生活实践活动中直接形成的具有保存价值的文字材料，是学生在校期间的真实记录，是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。”①学生档案属于机密材料，管理要求规范、认真、细致。对高等学校学生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校学生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保学生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校学生档案管理有效运行机制具有重大意义。

一、 学生档案与学校

学生是学校的主体，也是学校档案重要的构成要素。学生档案是对其在校就读期间成长经历的历史记录，是其人事档案的基础。学生档案是学校的一笔极其宝贵的精神财富，可以作为一所学校的文化积淀，作为研究工作、编史修志的参考，其利用的最大价值在于学校育人的事业。一般是通过举办优秀学生档案（先进事迹）展览，对青年大学生进行人生观和爱国主义教育。

俗话说：铁打的营盘，流水的兵。即便学生毕业离开了学校，他们也随即转换成了学校的校友。作为培养人才的基地，尤其是高等学校，不论校友走到哪里，取得什么成绩，校友以学校为荣，学校则以学生为荣。这是有道理的。校友中的许多佼佼者也是学校知名人物的一部分。特别是当校友几十年后回母校参加校庆等活动，如果看到了展览着保存完好的他曾经就读时的作业、毕业论文时，每一个人都不会无动于衷的。因此，重视做好学生档案的归档和管理工作，从这种意义上来说，也就是宣传无型的广告，并吸引人才。

《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案的界定：“是指高等学校从事招生、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。②在这个定义中，首次把档案与办学的主体——“学生”联系在一起。另一方面，按照学校工作规律，把高校的招①

② .韩秋黎.《学校档案管理与实务》[M].上海：上海交通大学出版社，2010. .国家教育部.《高等学校档案管理办法》[EB/OL],2008-09-24/