关于高等学校学生档案管理工作的思考(2)

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

生活动纳入档案管理范畴，强调了招生环节档案历史记录的保存，使高校档案的内涵更丰富，也突出了高等学校对学生形成的档案资料的保存和利用价值。

实际工作中，很多学校过去对学生类档案要求不够全面严谨。各校档案馆、室普遍只是关注学生学籍类材料，而对其他内容的材料较少列入收集归档的范围，或者因为收集难度大而忽略了齐全完整的要求。随着开放办学的不断深入和社会进步发展，国际学生、港澳台学生等材料越来越多，学生类档案在高校档案构成中的所占比例也不断增大。高校的在校生或毕业生因出国、就业、转学等个人利用其学生档案的已越来越多，因此，重视抓好学生档案工作对办学的历史积淀，扩大学校的知名度，服务学生都具有深远的意义。

二、学生档案的收集归档

（一）、学生档案的构成

《高等学校档案管理办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”，这部分的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。③

上述学生档案材料主要由以下两部分构成：

一部分是学生入学及毕业生而移动的学生人事档案。对于高校来说，这部分是随着学生入学转来的高中阶段的学生档案。这类档案主要记载了学生个人的基本情况。学生被录取后，由招生部门转到学生部门代存代管。在上述档案材料的基础上，学生在校期间，还将增加学生登记表、在校期间的学习成绩、实习材料、奖惩材料、毕业生登记表等。待学生毕业后，这方面的人事档案将随着学生毕业后的去向，由学生档案管理职能部门统一转递到其工作单位。

另一部分是由学生在入学后的几年学习期间相继建立和积累起来的学籍档案。学籍档案是反映一个学生在高校学习期间的基本情况的历史记录，主要内容包括：入学登记表、学生学籍卡、学生成绩册，学生在校期间学籍异动、变更的材料，学生在校期间奖惩情况材料，等等。学籍档案一般是以班为单位分专业、班级整理，归档由学校档案馆（室）保存。其中，学生奖惩材料也可以视文件材料的情况单独立卷归档。学籍档案在学生毕业后交到学校档案管理部门保存。

（二）、学生档案收集的原则

学生档案收集整理工作具有工作量大、繁琐复杂、连续性等特点，需要在一下几个方面细致地做好工作。

1.集中收集与定期收集 ③ .国家教育部.《高等学校档案管理办法》[EB/OL],2008-09-24/