关于高等学校学生档案管理工作的思考(3)

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

集中收集是按照学校制定的档案管理办法及归档要求，按规定的时间进行有关资料的收集。或者在阶段性工作结束后，例如在每年的学生综合测评工作或学期末成绩评定工作，及时组织对应归档的文件材料的归档。

2.及时征集与专门征集相结合

通过学校内部的各种信息渠道，如学生工作会议、学生活动，关注和掌握学生的学习情况和生活、实践等活动情况，及时收集整理，并保持与有关学生（如学生干部）的经常性的询问和沟通，必要时一对一专门征集。

3.抓住重点与工作过程积累相结合

档案是一个积累的过程。这里的重点，一是指对重点的征集对象，要重点征集，如优秀学生的先进事迹；二是指关注重点的活动，例如学校组织的大型活动、校庆展览、骨干人才的培养等工作，对重点学生的有关材料更是作为重点进行收集。④

（三）、学生档案的收集积累

学生类文件的收集重点是学生培养流程的记录。涉及学生的档案材料不仅需要相互衔接，还需要学校内部相关材料的不同责任部门协调做好管理工作。⑤要保证学生类文件材料收集的齐全完整及学生档案的质量，从学生入学开始，应重视从以下几个方面做好工作：

1. 新生入学

在新生入学后，要认真收集学籍登记表、体检表，检查转接学生的党、团组织档案，及时发现和查处档案缺失等问题。

2. 日常归档

学生档案主要产生在教学部门和学生管理部门、党团组织部门，主要包括：录取材料、学生的学籍卡，奖励、处分材料，党、团组织材料、毕业的相关材料等等。要保证学生在校期间所有相关材料完整归档，很重要一点就是做好日常工作，对学生学籍异动、奖励、处分、考试成绩等文件材料应做好及时归档，以免发生纰漏。

3. 毕业离校

学生毕业前，有关职能部门、各院、系要将毕业生的登记表、学籍记录、实习记录劶参加社会实践、奖惩材料等反映学生在校期间各方面情况的档案材料分别要求整理好后放入学生人事档案袋内。

三、 学校档案的管理

④

⑤ .韩秋黎.《学校档案管理与实务》[M].上海：上海交通大学出版社，2010. .国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].1993-11-16