关于高等学校学生档案管理工作的思考(4)

本文在阐述学生档案内涵与如何开展高校学生档案收集、分类、整理、保存等工作的基础上,探讨高校学生档案管理工作的重要性、高等学校学生档案建设中存在的主要问题和解决措施。

学生档案是否完整规范从一个侧面体现了学校管理工作的水平和相关工作的责任态度，必须以高度的责任心认真做好。由于学生档案的形成有个较长的时间跨度，因此，需要建立必要的工作规范，通过完善的基础工作，做到有档可查，查有所得，切实满足利用的需求。

（一）、建立学生档案流转制度

学生录取工作结束后，由招生部门将学生的个人档案转到学生管理部门。学生在校就读期间，凡涉及学生的文件材料，应首先由院系报送到学校学生管理部门。每学期结束后，各院、系应将一学期形成的学生成绩、学籍管理材料汇总后，一式两份分别送到学生管理部门和教务部门。学生毕业后，其中一份进入学生个人档案，另一份由学生管理部门整理好后移交到学生综合档案室或档案馆。⑥

（二）、学生活动及奖惩材料的归档

学生档案由各院、系分别管理，待学生毕业时，由各院、系负责将记录材料向学校综合档案室或档案馆归档。这些学籍档案应由档案馆（室）永久保存。

（三）、归档要求

1.认真记录

抓好学生类文件材料的归档，要求校内各有关部门进一步完善学生类文件材料的记录。学生管理部门、教学职能部门等要按学期及时记录反映学生个人在校学习和操行情况，并及时向学生管理部门传递纸质和电子文件或表格。待学生毕业后，这些材料将分别纳入学生人事档案和学籍档案保存。

2.保证质量

首先归档的学生材料必须是原件。其次，书写材料要优良。在新生入学后，学校档案部门要对学生管理部门加强业务指导，如果是由学生本人填写的表格，班主任或学生辅导员，特备是担任此类任务的学生助理在部署填表时要求认真对待，填写的字迹要清楚、内容详细，告知学生禁止使用不利于保存的铅笔、圆珠笔、红墨水等材料书写，以保证学籍档案的质量。

3.及时连续

学生档案管理工作是一个连续性很强的过程，要求工作人员及时整理，严格把关，在新生入学、日常管理、特殊情况（转学、退学等）、毕业这四个时段，及时做好相关材料的收集、整理、分类、归档、保存等工作。平时日常工作中，应该保持定期检查、定期完善，查缺补漏。

（四）、毕业生档案的处理

学生毕业后，学生管理部门要对毕业生的个人档案进行认真清理，并及时妥善办理档案转递手续。学生毕业后，其人事档案一般随之按三种方式处理：

1.发至就业单位或升学时就读的学校； ⑥ .华林.《档案管理学概论》[M].北京：中国社会科学出版社，2010.