参与法律审慎调查业务操作指引(8)

参与法律审慎调查业务操作指引

第十四条 审慎调查有关文件的存档

1、审慎调查中通信类文件的存档

通信是指从调查方律师发出的和其从审慎调查的任何一方收到的任何通信性文件，包括信件、传真、电子邮件和通讯性质的备忘录等。对所有通信性文件，调查方律师均应予以复印和存档。

2、审慎调查中原件和工作用文件的存档

在审慎调查报告完成之后，对于源于调查方或被调查方的文件，调查方律师应将其分为原件和工作用文件分类存档。

1）原件是指调查方、被调查方或其他方同意在调查方律师处存档的由调查方、被调查方提供的和独立调查中所取得的原始性文件（包括签字的原始文本、权属证书等）和其复印件。

a．对于重要或唯一的原始性文件，调查方律师应统一存档，有条件的，应将其放到保险设备中。

b．调查方律师将原件以收到或取得时的原状态和顺序标明（如“某年某月某日某方提供的文件”）及存档。

c．调查方律师应将原件按照调查方提供的原件、被调查方提供的原件和独立调查取得的原件等分类保存。

2、工作用文件，即由原件复印过来的供调查方律师审阅、分类、评述、总结所用之文件，还包括与拟进行的商业计划或交易相关的由调查方律师或他人编写的文件。

a．调查方律师应将所有工作用文件进行存档，并在文件夹上标明“工作件—律师名—文件种类”。

b．调查方律师可依据处理需要将工作用文件分为多类，加以标明并分类存档。

3、审慎调查中法律研究类文件的存档

法律研究是指在审慎调查进行过程中调查方律师进行法律研究时所收集到的法律、法规、规定和其他政府性文件，包括咨询记录和备忘录。对所有法律研究类文件，调查方律师可以予以复印和存档。

4、审慎调查中调查方律师记录类文件的存档

调查方律师记录主要是指调查方律师在审慎调查相关会议或现场调查中所作的记录，应视数量情况或商业计划或交易的复杂情况一起或分类存档。该类记录应写明时间、地点和有关人员。

第三章 审慎调查报告示范文本