投资担保有限公司员工手册(14)

案资料归档使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第十一条、归档文件档案资料要书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于

长期保存。

第十二条、归档文件档案资料要页数齐全完整，并经过系统整理编目，应将每

份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，

归放在一起。

第十三条、归档文件档案资料原则上为原件，归档文件档案资料必须办理移交

手续。

第十四条、每份案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工

整，卷内目录放在卷首。

第十五条、对于重要的声像类资料，档案管理人员应在卷首附上文字说明，包

括：事由、时间、地点、人物、背景等内容。

第四章 档案的借阅

第十六条、总经理、副总经理借阅档案，可直接通过档案管理员办理借阅手续。

其它人员需借阅档案，须经公司档案工作主管领导或主管部门负责人核准，方能办

理借阅手续。

第十七条、档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时

间内归还，借出和归还档案时应办理清点、签名登记手续，档案管理员与借阅者当

面核对清楚。

第十八条、公司员工应自觉维护企业档案管理规定，并按阅档批准权限办理阅

档手续，工程技术资料原则上只阅不借，若有特殊需要外借，须经主管领导批准，

方可办理借阅手续。

第十九条、所借的档案资料不得随意折叠或拆散，严禁对资料更改、涂写，档

案如有丢失、损坏或泄密，须立即向上级主管领导报告，及时处理，同时按情节轻

重追究当事人的法律和行政责任。

第二十条、员工离岗时必须清理移交，归还借阅资料及归档的资料完毕后，方

可办理离岗手续。

第二十一条、外单位人员查阅本公司档案资料，须持所在单位证明，经档案管