电子邮件技巧(4)

如何将你要传达的信息准确 合理地通过邮件传给要传达的人

讲解。

结束语也是不应该被忽视的。结束语可以是对邮件内容的总结、提出要求、表达感情等。如“若有疑问，请您致电垂询”、“希望我们能够达成合作”、“请您百忙之中予以回复”、“感谢您对我们的支持”等。结束语可以说是向对方传递邮件中心内容的最后机会，因此应该予以珍惜。

邮件最后的签名用以表明身份。签名应包括姓名、公司、公司地址、联系方式等容。签名的完整不仅使邮件结构完整，也便于对方及时通过有效方式和你进行沟通反馈。

大多数的邮件都不需要添加附件，只有那些需要传递正式文件或非文字信息的邮件才需要使用附件。正是因为附件不常用，因此在撰写邮件时总是会被忽视，以致发生差错。

常见的差错有：忘记添加附件；添加错了附件；没有在正文中对附件予以说明以致收件人忽略了附件；附件随意命名让收件人产生疑惑；附件过大，以致耽误了收件人对正文的了解；附件被服务器过滤掉，以致收件人无法收到。

针对这些问题，我们可以采取以下对策：

事先与收件人确认允许的附件类型和大小；

附件命名应符合文档内容，同时命名要简练；

在书写正文之前就把附件添加好；

在正文中对附件内容进行交待。

另外，如果在正文中要叙述的内容较多或较复杂，建议把这些内容单独写在一个文档，然后以附件的形式发送。