项目实施规范(6)

本节用于指导项目全过程的沟通工作、沟通方法、沟通渠道等各方面的计划与安排。通过描述本项目实施全过程中进行沟通工作时需要采用的沟通方法、沟通渠道等方面的计划与安排,帮助项目干系人员了解沟通需求,明确需求内容、获取时间及获取渠道。

项目经理的授权与指派，不得擅自进行任何公开活动。

外部调查

任何与项目相关的外部调查活动，统一由项目经理或子项目经理发起与负责，其他项目成员除非具有项目经理或子项目经理授权与指派，不得擅自进行任何外部调查活动，包括任何书面调查和口头调查(需求调研除外)。

4.1.2 沟通方法

项目建设期间，将使用正式的程序来促进交流。沟通方法包括（但不限于）：

报告

主要指项目周状态报告，项目经理将与业主方项目经理一起工作，编制状况报告，分发给业主、监理和。

临时会议或直接交谈

按需要组织会议进行沟通，或直接与相关人员（不限于项目组成员）进行讨论，会后以邮件或会议记录形式记录沟通和讨论结果。

电话或电话会议

对于异地或者涉及非项目实施地点人员的沟通以电话或电话会议为主，此类电话或电话会议视为与面对面会议同等的作用，要求记录沟通和会议结果，并以邮件的形式对结果进行确认。

传真

对于重大事项，可通过传真通知业主、监理和。

电子邮件

电子邮件可以有效提高沟通效率、降低项目成本，本项目视邮件沟通记录与纸质记录具有同样的作用，要求各方在收到需要应答的邮件时必须给予回复，未在规定期限内回复的成员，默认接受邮件发送人的安排并同意邮件发送人的意见。

会议

项目会议必须按照规定的频度和时间准时执行，会议必须提前准备，安排主持人和记录员。本项目涉及会议主要包括（但不限于）：

a) 周项目例会：审查总体状况、项目时间表和状况报告中提到的未决问题，提出问题，

解决问题（可会上处理）；追踪问题，风险，和依赖条件；确定下周计划分工。

b) 项目启动会议：使项目参与人明确本次项目的目标，工作范围，本项目实施的方法

及各自的角色和职责。

c) 设计联络会：承建单位向建设单位及其代表提供系统设计的信息资料及详细介绍，

并提供机会讨论和澄清有关设计方面的各种问题。

d) 协调沟通会：针对项目执行过程中的遇到的风险和问题进行多方沟通协调解。